Gestionnaire administratif (H/F)

Cnrs; Guyancourt; On-site; EUR 22,000 - 31,000; Full time

Job summary

CNRS à Guyancourt recrute un agent administratif en soutien des ressources humaines et de la gestion générale. Vous travaillez en binôme avec la responsable administrative et assurez la saisie, le classement et le suivi des dossiers.

Le poste exige rigueur, autonomie et capacité à interagir avec différents interlocuteurs, maîtrise des outils bureautiques et respect des délais. L’équipe gère aussi la comptabilité, les finances et la logistique sur deux sites.

Qualifications

• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Bonne connaissance des outils bureautiques courants (Excel, Word, etc.)
• Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents de références
• Capacité à interagir avec différents interlocuteurs
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Savoir respecter et faire respecter les délais
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Autonomie, méthode et rigueur

Responsibilities

• Gestion des ressources humaines : instructions des dossiers ZRR et FSD, préparation et suivi des dossiers, gestion des recrutements CDD et stagiaires, calcul des gratifications de stage
• Préparation des circuits d’entrée des nouveaux arrivants, gestion des badges, clés et accès, création des agents invités dans RESEDA
• Gestion administrative : inventaire avec les gestionnaires financiers, soutien logistique des évènements, suivi du parc automobile, commande de fournitures
• Gestion du courrier et envoi de colis, classement et archivage
• Gestion des conventions de stage et coordination avec la responsable administrative
• Aide à la gestion des contrats de recherche : collecte des pièces justificatives
• Interface avec les services et interlocuteurs internes et externes

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Communication

Gestion documents

Tools

Excel

Word

Job description

Missions:
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion administrative et des ressources humaines
Activités:
Gestion des ressources humaines:

• Instructions des dossiers ZRR (dossier de recrutement soumis à validation par le Fonctionnaire Sécurité défense
• FSD) . Préparation des dossiers, suivi et transmission,
• Instructions auprès du FSD des dossiers de renouvellement ou de modification de statut d’un agent,
• Préparation des circuits d’entrée des nouveaux arrivants (documentation, demande d’accès, etc…) ,
• Suivi et validation des demandes d’accès au laboratoire,
• Demande de création et/ou de renouvellement des badges et des clés,
• Création des agents invités dans RESEDA,
• Gestion des conventions de stage de 3ème en appui à la responsable administrative,
• Saisie et suivi des recrutements CDD et stagiaires en l’absence de la gestionnaire RH,
• Préparation et calcul des gratifications de stage en collaboration avec la gestionnaire RH.

Gestion administrative:

• Gestion de l’inventaire en collaboration avec les gestionnaires financiers,
• Soutien logistique dans l’organisation des évènements du laboratoire,
• Suivi administratif du parc automobile (assurances, mise à la réforme…) ,
• Commande de fournitures,
• Aide ponctuelle à la gestionnaire des contrats pour la justification des contrats de recherche (collecte des pièces justificatives) ,
• Gestion du courrier et aide à l’envoi de colis,
• Classement et archivage.

Contexte de travail:
Le LATMOS est un laboratoire UMR ayant 3 tutelles principale et une secondaire. C’est un laboratoire de taille importante de plus de 200 personnes développant une recherche sur les atmosphères planétaires.
Le département des services généraux est composé de 6 agents répartis sur deux sites géographiques (Guyancourt et Jussieu) . L’équipe est placée sous l’autorité de la responsable administrative. L’équipe administrative a en charge la gestion comptable et financière, la gestion des ressources humaines, la gestion des ressources documentaires et la logistique. L’agent.e recruté.e travaillera en binôme avec la gestionnaire des ressources humaines

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Competences:
Connaissances transversales requises:

• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Bonne connaissance des outils bureautiques courants (Excel, Word, etc…)

Savoir-faire requis:

• Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents de références
• Capacité à interagir avec différents interlocuteurs
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Savoir respecter et faire respecter les délais

Savoir-faire transversaux:

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être:

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Sens du contact et des relations humaines

Contraintes et risques:

Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.