Assistant administratif en gestion de formation continue (H/F)

Cnrs; Marseille; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

CNRS Provence et Corse recherche un assistant en gestion administrative et logistique de la formation continue. Vous organiserez les actions de formation, assurerez le suivi administratif, logistique et budgétaire avec une posture professionnelle et pédagogique, et accompagnerez les stagiaires et prestataires.

Le rôle implique l’accueil, l’orientation et la coordination avec les intervenants, la gestion des devis et conventions, et le respect des processus RH régionaux du CNRS.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des bases de données (Excel, suivis de stagiaires).
• Gestion administrative et budgétaire: suivi des dossiers, échéances et process.
• Capacité rédactionnelle et pédagogie dans les échanges professionnels.

Responsibilities

• Organiser et coordonner les actions de formation continue en garantissant le suivi administratif, logistique et budgétaire.
• Accueillir et orienter les stagiaires et prestataires avec professionnalisme et pédagogie.
• Rédiger des courriels et rapports synthétiques; rendre compte de l’avancement des dossiers et des blocages.

Skills

Organisation

Suivi budgétaire

Rédaction professionnelle

Gestion de projets

Négociation et médiation

Informatique (TIC)

Job description

Missions:
Au sein du pôle formation de la délégation Provence et Corse du CNRS, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative et logistique de la formation continue a pour missions principales:

• Organiser et coordonner les actions de formation continue, en assurant un suivi administratif, logistique et budgétaire rigoureux et réactif.
• Jouer un rôle central dans l’accueil, l’orientation et l’accompagnement des stagiaires et prestataires, avec une posture professionnelle et pédagogique.

Activités:

Gestion administrative et logistique:

• Administrer et exploiter les bases de données de suivi des stagiaires et des formations (outils internes + Excel) .
• Organiser la logistique des formations (réservation de salles, matériel pédagogique, coordination avec les intervenants) .
• Gérer les aspects budgétaires (suivi des coûts, devis, conventions) et alerter en cas de dépassement.

Relationnel et communication:

• Accueillir et informer les publics (stagiaires, formateurs) avec clarté et professionnalisme, échanger au quotidien avec différents interlocuteurs (négocier avec les prestataires et expliquer les processus aux stagiaires avec pédagogie) .
• Rédiger des courriels professionnels et des documents synthétiques pour le reporting, prendre des notes.

Respect des processus et reporting:

• Rendre compte régulièrement de l’avancement des dossiers et des éventuels blocages, respecter et faire respecter les processus dans un cadre exigeant.
• Participer activement aux points d’équipe hebdomadaires et aux réunions de suivi avec la responsable.
• Se former rapidement sur les outils internes spécifiques (ex: logiciels de gestion du CNRS) .

Travail en équipe:

• Partager les informations et coordonner les actions pour contribuer à l’amélioration continue des processus communs.
• Anticiper les besoins et signaler les éventuels dysfonctionnements pour une résolution collective.
• Collaborer activement avec les autres pôles et services pour harmoniser les processus et garantir la conformité aux règles de la fonction publique.

Contexte de travail:

La délégation CNRS Provence est Corse est l'une des 18 délégations régionales du CNRS. Ses services accompagnent les 82 structures de recherche et les 2 500 agents qui y sont affectés. Le service des ressources humaines décline au niveau régional la politique nationale des ressources humaines du CNRS en matière de gestion administrative des ressources humaines et œuvre à la mise en œuvre de sa politique RH régionale qui répond aux enjeux spécifiques locaux. Son périmètre d'action s'étend également au développement et à l’accompagnement des agents tout au long de leur carrière. Le service des ressources humaines est ainsi composé de 3 pôles:

• pôle gestion des ressources humaines
• pôle développement des compétences et des parcours professionnels (accompagnement RH et formation continue)
• pôle développement et accompagnement social (action sociale, gest

Voir plus sur le site emploi.cnrs.fr…

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Competences:

Savoir-faire:

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (tableaux de bord, suivi budgétaire) et aptitude à se former rapidement sur les logiciels internes.
• Gestion administrative et budgétaire: suivi des dossiers, respect des échéances et des process, priorisation des activités.
• Capacité rédactionnelle professionnelle
• Adaptabilité en mode projet: Aisance ou ouverture à travailler avec des priorités dynamiques, des échéances serrées et une organisation par objectifs.
• Négociation et médiation: Savoir faire respecter, expliquer avec pédagogie et fermeté les règles et processus, tout en négociant les conditions (qualité, coûts) dans le cadre des exigences du pôle formation.
• Intérêt pour les technologies de l'information et de la communication (TIC) .

Savoir-être:

• Posture professionnelle: diplomatie, écoute active, et sens du service (accueil, orientation) .
• Rigueur et organisation: respect strict des processus, souci du détail, gestion des priorités en mode projet dans un environnement rythmé.
• Esprit d’équipe: collaboration active, reporting transparent, participation aux réunions.
• Réactivité: capacité à gérer les imprévus (ex: changements de dernière minute) sans perdre de vue les objectifs et les process.

Langues

• Anglais: Niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) .

Contraintes et risques:

Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.