Assistante ou assistant en gestion administrative (H/F)

Cnrs; Paris; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

CNRS Nucléaire & Particules (IN2P3) recherche un(e) assistant(e) administratif polyvalent(e) pour coordonner et réaliser des activités administratives (logistique, RH, finances) au sein de la direction administrative.

Vous gérerez les agendas, préparerez les devis et organiserez les déplacements nationaux et internationaux, en plus de suivre les candidatures et d’accueillir les nouveaux personnels, avec une possibilité de télétravail une journée par semaine.

Qualifications

• Rédiger sans fautes et s’exprimer en public.
• Appliquer des règles et procédures administratives.
• Rédiger des documents et concevoir des tableaux de bord.
• Planifier ses activités et les échéances, prioriser les tâches.
• Informer et rendre compte.
• Organiser le classement et l’archivage des documents.
• Maîtriser les outils bureautiques (pack office, publipostage).
• Avoir le niveau B1 CERCL (anglais) pour une conversation simple.

Responsibilities

• Coordonner et réaliser des activités administratives (logistique, RH, finances) pour CNRS Nucléaire & Particules.
• Réaliser et transmettre devis au service financier; suivre leur approbation.
• Organiser déplacements professionnels en France et à l’étranger des membres et invités.
• Gérer les agendas d’un ou plusieurs directrices et directeurs adjoints.
• Réaliser les prérequis au recrutement (diffusion d’offres, suivi des candidatures, RDV avec candidats).
• Accueillir les nouveaux personnels; Produire bilans et tableaux de bord.

Skills

Rédaction sans fautes

Procédures administratives

Rédaction de documents

Planification

Reporting

Archivage

Bureautique

Anglais B1

Job description

Missions: Vous coordonnerez et/ou réaliserez de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative (logistique, RH, finances) pour le compte de l’institut CNRS Nucléaire & Particules.

Activités:

• Assurer la réalisation d’activités administratives (rédaction ou mise en page de courriers, réservation de salles, réservation de prestations) ;
• Faire établir, contrôler et transmettre des devis au service financier ;
• Organiser des déplacements professionnels en France et à l'étranger des membres de l’institut ou des invités (ordres de mission, réservations des prestations, états de frais) ;
• Gérer les agendas d’un ou de plusieurs directrices et directeurs adjoints ;
• Réaliser les opérations préalables au recrutement de nouveaux collaborateurs (diffusion d’offres, suivi de candidatures, prises de RDV avec les candidats, collecte de documents…) ;
• Accueillir les nouveaux personnels ;
• Produire des bilans, répondre à des enquêtes, réaliser des tableaux de bord.

Contexte de travail:

CNRS Nucléaire & Particules (IN2P3) est l'un des 10 instituts du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) qui a pour mission de promouvoir et fédérer les activités de recherche dans les domaines de la physique nucléaire, de la physique des particules et des astroparticules ainsi que des applications associées notamment dans les champs de la santé et de l'énergie. L'Institut s'appuie sur 30 laboratoires, infrastructures et plateformes nationales ou internationales regroupant plus de 3400 personnes.

Le poste est affecté à la Direction de CNRS Nucléaire & Particules qui compte plus de 50 personnes. Il est situé au siège du CNRS dans le 16ème arrondissement de Paris.

Vous exercerez vos fonctions au sein d'une équipe de 4 personnes, sous la responsabilité hiérarchique de l'adjointe au Directeur Adjoint Administratif, en collaboration avec les autres services de la direction, les laboratoires de l'Institut et les partenaires français et étrangers.

Possibilité d'un jour par semaine télétravaillé.

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start‑ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Competences:

Savoir-faire:

• Savoir rédiger sans fautes et s’exprimer en public (important)
• Appliquer des règles et procédures administratives
• Rédiger des documents, des courriers, concevoir des tableaux de bord
• Planifier ses activités et les échéances, prioriser les tâches
• Informer et rendre compte
• Organiser le classement et l’archivage des documents
• Maîtriser les outils bureautiques (pack office, publipostage)
• Avoir le niveau B1 CERCL cadre européen commun de référence pour les langues) de langue anglaise (tenir une conversation simple)

Savoirs-être:

• Avoir de la rigueur, le goût et un sens aigu de l’organisation
• Etre fiable et force de proposition
• Réactivité, vivacité
• Bon relationnel, sens du service et capacité à travailler en équipe
• Sens de la discrétion et de la confidentialité

Une connaissance générale de l’organisation de la recherche publique est un plus.

Contraintes et risques:

Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.