Office Manager H/F

Haltys; Saint-Ouen-sur-Seine; Sur place; EUR 38 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail : 1 jour

Résumé du poste

Haltys accompagne Notre client, acteur reconnu dans l'immobilier à Saint-Ouen, dans le recrutement d'un Office Manager en CDI. Vous rejoignez les équipes pour piloter les tâches administratives et financières du quotidien.

Vous assurez la saisie comptable via Pennylane, la facturation, les relances et le suivi des paiements, tout en gérant les agendas des dirigeants et les documents contractuels. Profil recherché : minimum 5 ans d'expérience en office management, organisation, polyvalence et

Qualifications

• Expérience minimale de 5 ans sur un poste d’office manager, idéalement dans l’immobilier.
• Organisé(e), polyvalent(e) et adaptable.

Responsabilités

• Saisie et contrôle des opérations comptables via Pennylane.
• Gestion de la facturation clients et du suivi des encaissements.
• Relances clients et suivi des impayés.
• Suivi des paiements fournisseurs et notes de frais.
• Interlocuteur(trice) du cabinet d’expertise comptable.
• Gestion des agendas des dirigeants et organisation des déplacements.
• Préparation des reportings destinés à la direction.
• Gestion onboarding/offboarding et documents administratifs.
• Lien avec le cabinet de paie et transmission des éléments variables.
• Relations avec les organismes externes (médecine du travail, OPCO).

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Organisation

Relation clients/fournisseurs

Polyvalence

Outils

Pennylane

Description du poste

Notre client, acteur reconnu dans le secteur de l'immobilier et situé à Saint-Ouen, recherche un(e) Office Manager en CDI.

Cabinet de recrutement à taille humaine et multispécialisé, Haltys intervient sur le recrutement d’employés qualifiés et de cadres en CDI, CDD et intérim.

Notre mission est de vous accompagner tout au long de votre carrière professionnelle. Nous vous apportons de l'expertise et du conseil afin de définir ensemble les opportunités d'emploi adaptées à vos attentes.

Le Poste :

Aux côtés des équipes, vos missions se découpent en trois grands piliers au quotidien:

Comptabilité & gestion financière

• Assurer la saisie et le contrôle des opérations comptables via Pennylane.
• Gérer le processus de facturation clients, de l’émission au suivi des encaissements.
• Effectuer les relances clients et suivre les impayés.
• Suivre les paiements fournisseurs et notes de frais.
• Être l’interlocuteur(trice) du cabinet d’expertise comptable.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau :
• Gérer les agendas du Président et du Directeur Général, leurs réunions et déplacements au quotidien.
• Suivre et organiser les documents administratifs et contractuels.
• Préparer les reportings à destination de la direction.
• Intervenir sur une dimension ADV, notamment dans la préparation et le suivi administratif des actes authentiques, en veillant à la conformité des dossiers et à la coordination des différentes parties prenantes.
• Gérer les entrées et sorties des collaborateurs (onboarding / offboarding).
• Assurer le suivi administratif du personnel (congés, absences, dossiers salariés).
• Être en lien avec le cabinet de paie pour la transmission des éléments variables.
• Gérer les relations avec les organismes externes (médecine du travail, OPCO…).

Le profil :

Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste d'office manager idéalement dans le secteur de l'immobilier. Vous êtes organisé(e), polyvalent, et possédez une grande capacité d'adaptation.

Informations complémentaires :

• Télétravail : une journée
• rémunération fixe entre 38k et 42k selon profil + variable