Office Manager H/F

Valoria Capital; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Valoria Capital, groupe français de gestion de patrimoine, recherche un Office Manager polyvalent pour assurer le fonctionnement quotidien des bureaux et accompagner les projets d’aménagement.

Poste clé mêlant assistanat, coordination des services généraux et support administratif Vous gérerez l’accueil, le standard, les commandes et l’organisation d’événements internes en collaboration avec le service Marketing, et vous veillerez à la bonne coordination des réservations et des déplacements des

Qualifications

• Expérience confirmée en Office Manager, Assistant(e) de direction ou gestion des services généraux.
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux outils ou interlocuteurs.

Responsabilités

• Accueil physique de la clientèle et gestion du standard téléphonique.
• Gestion du courrier, des réunions et de l’intendance des espaces.
• Organisation d’événements internes avec le service Marketing et coordination des services généraux.
• Suivi des besoins des collaborateurs (réservations trains, hôtels, déplacements).

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Bon relationnel

Communication efficace

Outils

Pack Office

Description du poste

VALORIA CAPITAL est un groupe Français, acteur dynamique de la gestion de patrimoine privé spécialisé dans le conseil et l’accompagnement en placement financier. Créée en 2012, la société compte plus de 10 000 clients privés et institutionnels pour près de 50 milliards d’Euros d’actifs. Nos 250 collaborateurs sont répartis sur plus d’une vingtaine d’implantations en France.

Au-delà de la performance, Valoria Capital, c’est avant tout un groupe qui attache beaucoup d’importance au bien-être de ses équipes, avec un environnement de travail axé sur la bienveillance et l’accompagnement.

Dans le cadre d’un remplacement de poste, nous recherchons un(e) Office Manager polyvalent(e), véritable relais du bon fonctionnement quotidien de nos bureaux. Ce poste central allie missions d’assistanat, coordination des services généraux et accompagnement des projets d’aménagement, avec pour objectif d’offrir un environnement de travail fluide, accueillant et efficace pour l’ensemble des collaborateurs et des clients.

• Description de l’offre :
• Accueil physique de la clientèle, gestion et coordination des réunions (installation, boissons ...)
• Gestion du standard téléphonique : réception et transfert des appels, prise de messages
• Gestion du courrier : réception, dispatch, envois
• Participation à l'organisation d'événements internes en collaboration avec le service Marketing (recherche de prestataires, traiteurs, commandes, gestion des livraisons, mise en place, intendance, réservation de transports collectifs)
• Gestion et anticipation des besoins des collaborateurs : réservations de trains, hôtel, évènements …

Services généraux

• Gestion des stocks et des commandes : fournitures, consommables (café, corbeille de fruits…)
• Gestion des prestataires de services d'entretien et de décoration : planification, suivi et gestion des relations internes.
• Intendance des salles de réunion et espaces communs
• Gestion de la flotte informatique et téléphonique au niveau national en lien avec notre prestataire informatique
• Onboarding et offboarding des collaborateurs (préparation des outils et du poste de travail, goodies)

Aménagement de bureaux

• Mise en place des contrats (assurance, électricité, eau, informatique, alarme, fontaines à eau, sécurité incendie, café)
• Participation à l’équipe projet : aménagement d’intérieur, choix du mobilier, agencement, mise aux normes
• Assurer la bonne installation des collaborateurs : commandes de fournitures, coordination des livraisons, recueil des besoins en fonction des standards de l’entreprise
• Profil recherché :

A la suite d’une première expérience réussie sur un poste d’Office Manager, Assistant(e) de direction ou dans la gestion des services généraux.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment le Pack Office, et savez vous adapter rapidement à de nouveaux outils ou interlocuteurs.

Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous appréciez les environnements dynamiques et savez gérer plusieurs sujets simultanément avec autonomie et réactivité. Doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve d’un réel sens du service et disposez de très bonnes capacités de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Enfin, votre discrétion, votre sens de la confidentialité ainsi que votre savoir être irréprochable seront des qualités indispensables pour réussir dans ce poste.