Office Manager H/F

AntemetA; Guyancourt; Sur place; EUR 35 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

AntemetA à Guyancourt recherche un Office Manager pour assurer la gestion opérationnelle des moyens généraux et le suivi de la flotte automobile de l'entreprise. Vous coordonnez les prestataires, les services généraux et assurez le suivi administratif des activités multi-sites.

Rattaché(e) à la DRH, vous assurez la conformité des contrats, la sécurité des locaux, les déplacements et la mise à jour de la Car Policy.

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire (Office Manager/Services généraux)
• Gestion des contrats et des prestataires
• Capacité à suivre une flotte et les dépenses associées

Responsabilités

• Gérer les moyens généraux et la flotte automobile (environ 150 véhicules)
• Coordonner les prestataires (entretien, espaces verts, nettoyage) et suivre les services généraux
• Superviser l’entretien des locaux et piloter les interventions des prestataires
• Contrôler les achats, le courrier et les stocks, et assurer le suivi administratif
• Mettre à jour la Car Policy et assurer le respect des règles internes et ISO 27001

Connaissances

Gestion des services généraux

Suivi de flotte automobile

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Relationnel

Description du poste

\"Dans une démarche d’inclusion et de diversité, nos postes sont ouverts à tous les talents.\"

Nous recherchons un(e) Office Manager pour rejoindre notre équipe basée à Guyancourt (78).

Votre rôle :

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vous assurez la gestion opérationnelle des moyens généraux ainsi que le suivi de la flotte automobile de l'entreprise.

Vous participez au bon fonctionnement de nos 9 établissements au travers de missions variées liées à la coordination des prestataires, à la gestion des services généraux et au suivi administratif de ces activités.

Moyens généraux

• Veiller à l'application des règles d'hygiène, d'entretien et de sécurité, dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable
• Assurer la gestion des contrats d'entretien et le suivi des prestataires (PAC, espaces verts, nettoyage...)
• Superviser l'entretien des locaux, réaliser de petits travaux et piloter les interventions des prestataires
• Assurer la gestion et le suivi des contrôles réglementaires liés à la sécurité incendie et aux installations électriques (Q17, Q18...)
• Coordonner les prestataires externes et contrôler la conformité des travaux réalisés
• Participer aux aménagements et déménagements internes
• Assurer le suivi des équipements et services des locaux (fontaines à eau, énergie, extincteurs...)
• Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d'évacuation, alarmes incendie, formations incendie...)
• Contrôler les habilitations des collaborateurs et leurs droits d'accès
• Gérer les consommables et fournitures
• Accueillir les visiteurs dans le respect des normes de sécurité liées à notre certification ISO 27001
• Assurer la gestion du courrier (affranchissement et distribution)
• Gérer les fournitures administratives et les commandes : recensement des besoins, passation des commandes, réception, distribution et suivi des stocks
• Contrôler au quotidien l'approvisionnement des locaux
• Réaliser diverses tâches administratives pour la Direction.

Gestion et suivi du parc automobile (environ 150 véhicules)

• Assurer la gestion et le suivi du parc automobile : commandes, livraisons, contrats, remises en état et restitutions des véhicules
• Suivre les campagnes de rappel, les contrôles techniques et les entretiens courants des véhicules
• Gérer les cartes carburant : commandes, oppositions et contrôle des dépenses
• Assurer le suivi des sinistres et des contraventions
• Accompagner les collaborateurs en cas d'incident ou d'accident
• Mettre à jour l'outil de suivi du parc (affectations, loyers, assurances, kilométrages, durées de contrat...)
• Accompagner la transition énergétique de la flotte automobile
• Assurer la mise à jour de la Car Policy et du règlement interne relatif à la politique automobile.

Votre profil :

Vous disposez d'une expérience sur un poste d'Office Manager ou sur une fonction similaire associant la gestion des services généraux et le suivi d'une flotte automobile.

Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et assurer un suivi administratif fiable de vos activités. Votre sens du service et votre aisance relationnelle vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, en interne comme avec les prestataires.

Enfin, vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et appréciez les fonctions opérationnelles.

Ce qui vous attend :

Un poste transversal avec des missions variées et concrètes

Une forte autonomie dans la gestion de votre périmètre

Un environnement multi-sites stimulant et riche en interactions

Un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise

Rémunération pour ce poste : Entre 35K€ et 38K€ brut/an