Office Manager – H/F

Come Rh; France; Hybride; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle prise en charge 100%

TR (Tickets Restaurant)

Chèques vacances

Primes

Salle de sport

Résumé du poste

Avenir RH recherche pour son client un Office Manager H/F en CDI. Le poste couvre la gestion administrative, l’accueil et le suivi des procédures (ACP/R/DDA). Vous coordonnez les réunions, les communications internes et externes et assurez la gestion des fournitures et du courrier.

Doté(e) d'une formation supérieure et d'un esprit d'équipe, vous serez autonome, rigoureux et polyvalent pour garantir le bon fonctionnement du cabinet et la satisfaction des clients.

Qualifications

• Formation supérieure exigée et expérience administrative appréciée.
• Sens du service et de l'organisation.
• Capacité d'adaptation, esprit d'équipe et rigueur.
• Bon relationnel et autonomie dans le travail quotidien.

Responsabilités

• Gérer les prestataires et les fournisseurs et suivre les appels d'offres.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la clientèle et piloter le courrier.
• Préparer et comptes rendus des réunions hebdomadaires et de services.
• Gérer l'agenda des associés et les dossiers administratifs.
• Veiller à la confidentialité et à la sécurité des accès et données.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion de l'agenda

Accueil clientèle

Confidentialité des données

Communication écrite et orale

Formation

Formation supérieure (Bac+3/4/5)

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Avenir RH recrute pour son client courtier en assurances, un Office Manager H/F en CDI

Les missions :

• Assurer le suivi des prestataires fournisseurs,
• Appui ponctuel aux gestionnaires des services production et sinistres,
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions hebdomadaire, chefs de services…),
• Assurer la gestion et la commande des fournitures,
• Ouverture du courrier et gestion départ du courrier
• Accueil physique et accueil téléphonique de la clientèle avec suivi des répertoires associés
• Suivi des fournisseurs avec un audit régulier et appel d’offres pour comparaison aux pratiques du marché
• Suivi de la plateforme du cabinet (code accès et formation des utilisateurs)
• Suivi de la politique de confidentialité du cabinet (suivi et gestion des mots de passe, des entrées et sorties pour mettre à jours les accès)
• Suivi annuel de la conformité ACPR/DDA du cabinet
• Suivi de la signature électronique (mise en œuvre, geide, relance…)
• Prise en main de la communication du cabinet avec le partenaire externe pour la mise en œuvre de la newsletter, post sur les réseaux sociaux, …
• Participation aux commissions (informatiques, relations sociales et/ou médias)
• Suivi de la mise en œuvre des formations annuelles auprès de l’équipe (recueil des besoins, propositions, validation des programmes pour monter les dossiers auprès des organismes de formations, organisation des déplacements des équipes à l’extérieur et contrôle des dépenses réalisées sur ce poste)
• Gestion de l’agenda des associés - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement - Gestion du courrier,
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet,
• Constitution et préparation de dossiers - Assurer le lien avec les associés - Réalisation de mailing,

De formation supérieure vous êtes dynamique, créatif, proactif et réactif.

Vous avez une capacité d’adaptation, le sens du service, le sens du contact et l'esprit d'équipe.

Très organisé et autonome, vous faites preuve de rigueuravec unsens aigu du travail bien fait.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.

Rémunération :

entre 30 et 35K€ / an + nombreux avantages : prise en charge de la mutuelle à 100% par l'employeur, TR, intéressement, chèques vacances, primes, environnement de travail très agréable (salle de sport...)