Office Manager

TALENTS UNIS; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Talents Unis recrute pour un cabinet d’avocats à Paris un Office Manager polyvalent, responsable de la gestion administrative, de la facturation et du fonctionnement quotidien du cabinet. Vous assurez l’accueil, le suivi des dossiers et la coordination entre avocats et services supports.

Le poste exige discrétion, sens du service et autonomie; vous gérez les agendas, les notes de frais et les relations fournisseurs, avec une implication dans l’amélioration des processus et l’organisation des

Qualifications

• Expérience en cabinet à taille humaine souhaitée.
• Capacité à gérer les aspects administratifs, comptables et de facturation.
• Sens du service, discrétion et esprit d'équipe.
• Autonomie et proactivité dans l'organisation des réunions et déplacements.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures de facturation.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des clients et prise en charge de leur dossier.
• Gestion de la facturation clients et suivi des honoraires.
• Gestion des fournisseurs, contrats et règlements des factures.
• Suivi des stocks, fournitures et maintenance des espaces de travail.
• Gestion des agendas des avocats et organisation de formations et déplacements.
• Suivi du courrier, notes de frais et tâches administratives.
• Organisation des séminaires et archivage des dossiers et documents.
• Veiller à la confidentialité et à la qualité du service.
• Préparation des réunions mensuelles et suivi des budgets documentaires.
• Classement et archivage des documents du cabinet.

Connaissances

Gestion administrative

Facturation

Gestion des agendas

Relation client

Organisation

Formation

Formation en comptabilité

Outils

Excel

Logiciel comptable (ex: Sage)

Description du poste

Talents Unis, expert du recrutement d'assistant(e)s de direction, office managers, chief of staff, et professionnels RH, recrute pour l'un de ses clients, un cabinet d’avocats à taille humaine, un(e) Office Manager afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet et d’accompagner les avocats dans leur activité quotidienne.

Véritable point de coordination et interlocuteur privilégié des avocats, vous occupez un rôle polyvalent, mêlant gestion administrative, facturation, coordination et vie quotidienne du cabinet.

Vous assurez tout d’abord l’accueil physique et téléphonique des clients et veillez à la qualité de leur prise en charge, dans un environnement où la discrétion, la qualité de service et la présentation sont essentielles.

Vous êtes en charge de la facturation clients, depuis la préparation des conventions d’honoraires et leur envoi jusqu’à l’émission, au suivi et au recouvrement des honoraires. Vous participez à la préparation de la réunion mensuelle de facturation, assurez le suivi des temps passés ainsi que les relances clients.

Vous prenez en charge la gestion des fournisseurs, depuis le suivi des contrats et la négociation des tarifs jusqu’au contrôle et au règlement des factures.

Au quotidien, vous veillez au bon fonctionnement du cabinet et à la qualité de son environnement de travail. Vous assurez notamment la gestion des fournitures et des stocks, le suivi des livraisons, la maintenance des photocopieurs et imprimantes, ainsi que la bonne préparation des salles de réunion et des espaces communs.

Vous accompagnez les avocats dans leur organisation en assurant la gestion de leurs agendas, la prise de rendez-vous et l’inscription à des formations, ainsi que l’organisation de leurs déplacements professionnels. Vous prenez en charge le courrier, le suivi des notes de frais et les différentes tâches administratives nécessaires à la vie du cabinet.

Ponctuellement, vous participez à l’organisation des séminaires du cabinet, à raison d’une à deux fois par an. Vous assurez également le suivi de la documentation juridique, des abonnements, des commandes d’ouvrages et des budgets documentaires, ainsi que le classement et l’archivage des dossiers et documents du cabinet.

Vous avez déjà évolué dans des fonctions similaires au sein d’une structure à taille humaine, où polyvalence, dynamisme et sens du service sont essentiels. Vous y avez développé d’excellents réflexes d’organisation et êtes à l’aise dans un environnement où il faut savoir passer d’un sujet à l’autre avec réactivité.

Doté(e) d’un très bon relationnel, vous êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre discrétion, votre sens du service et votre esprit d’équipe. Votre dynamisme, votre autonomie et votre sens de l’organisation vous permettent d’anticiper les besoins, d’avoir des priorités et de contribuer, par votre implication, à la convivialité du cabinet ainsi qu’à la fluidité de son fonctionnement au quotidien.

Vous êtes à l’aise avec les chiffres et disposez d’une première formation ou expérience en comptabilité, vous permettant notamment de prendre en charge la facturation clients avec rigueur et précision.

Vous souhaitez rejoindre un cabinet à taille humaine, dans lequel votre rôle sera à la fois opérationnel, polyvalent et essentiel au bon fonctionnement de l’équipe ?

Poste basé à Paris

Rémunération : 35/45 Keuros selon expérience