Office manager / Assistant(e) de direction - Start-up santé - FREELANCE - 7h/semaine - Hybride - Paris 9e

OPTIMADMIN; Paris; Hybride; EUR 32 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

OPTIMADMIN, start-up française de la santé numérique, recherche un office manager / assistant(e) de direction pour prendre en main l'administratif et le suivi financier actuellement porté par la direction. Vous sécuriserez la trésorerie, la pré‑comptabilité et le suivi des contrats au sein d'une petite équipe en amorçage.

Le poste est hybride, avec une présence mensuelle sur site à Paris 9e et une mise en place rapide.

Qualifications

• Minimum 3 ans d'expérience sur un poste équivalent.
• Statut indépendant obligatoire (auto‑entrepreneur ou société).
• À l'aise avec les chiffres et la gestion financière.
• Expérience en start‑up appréciée.

Responsabilités

• Suivi de trésorerie hebdomadaire et rapprochement bancaire.
• Création et mise à jour d'un tableau de bord de trésorerie.
• Suivi des dépenses, des abonnements et des outils; identification et résiliation des services inutilisés.
• Mise en place et suivi de la pré‑comptabilité: entrées et sorties, justificatifs.
• Réception et contrôle des factures fournisseurs, et suivi de leur paiement.
• Notes de frais et relances.
• Préparation et transmission des pièces au cabinet comptable, interface avec lui.
• Contrats prestataires et freelances, signatures électroniques.
• Classement et archivage des documents administratifs et juridiques.
• Onboarding administratif des nouveaux entrants.
• Transmission des éléments de paie au prestataire externe; interlocuteur en interne (deux bulletins par mois).
• Gestion de l'agenda, comptes rendus et relances.
• Aide ponctuelle à la préparation et à l'envoi des reportings et des lettres d'information aux investisseurs.

Connaissances

Autonome

Rigueur

Organisation

Confidentialité

Gestion financière

Structuration du travail

Outils

Google Workspace

Excel

Notion

Qonto

Description du poste

Une start‑up française de la santé numérique recherche un(e) office manager / assistant(e) de direction pour reprendre l'administratif et le suivi financier aujourd'hui portés par la direction.

L'objectif est de sécuriser la trésorerie, la pré‑comptabilité et le suivi des contrats au sein d'une petite équipe en phase d’amorçage, et de libérer du temps à la direction.

Missions Principales

Suivi financier et trésorerie

• Suivi de trésorerie hebdomadaire et rapprochement bancaire
• Création et mise à jour d'un tableau de bord simple de suivi de trésorerie
• Suivi des dépenses, des abonnements et des outils : identifier et résilier ce qui n'est plus utilisé

Pré‑comptabilité

• Mise en place et suivi de la pré‑comptabilité : entrées et sorties, justificatifs
• Réception et contrôle des factures fournisseurs, et suivi de leur paiement (aucune facture à éditer)
• Notes de frais et relances
• Préparation et transmission des pièces au cabinet comptable, et interface avec lui

Contrats et administratif

• Contrats prestataires et freelances, signatures électroniques
• Classement et archivage des documents administratifs et juridiques
• Onboarding administratif des nouveaux entrants
• Transmission des éléments de paie au prestataire externe et rôle d'interlocuteur en interne (deux bulletins par mois)

Coordination

• Gestion de l'agenda, comptes rendus et relances
• Aide ponctuelle à la préparation et à l'envoi des reportings et des lettres d'information aux investisseurs

Organisation

• Hybride : présence une fois par mois sur site à Paris 9e
• Une journée par semaine, soit 7 heures (4 journées par mois)
• Démarrage : immédiat
• Mission récurrente, dont le périmètre évoluera avec la structure

Outils Utilisés

• Google Workspace
• Excel
• Notion
• Qonto ou équivalent

Profil Recherché

• Minimum 3 ans d'expérience sur un poste équivalent
• Expérience en start‑up appréciée
• À l'aise avec les chiffres
• Autonome : capable de structurer son travail sans supervision
• Rigueur, organisation et sens de la confidentialité
• Statut d'indépendant obligatoire, auto‑entrepreneur ou société : il s'agit d'une prestation et non d'un poste salarié