Office Manager & Assistant(e) de Direction - International

Horizon Trading Solutions; Paris; Hybride; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Résumé du poste

Horizon Trading Solutions, FinTech à taille humaine basée à Paris, recherche un Office Manager & Assistante de direction en CDI pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Rattaché(e) au département Finance, vous assurez un rôle opérationnel clé et coordonnez les actions entre le siège et les bureaux internationaux, avec une forte autonomie.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat de direction et d’équipe.
• Expérience en environnement banque d’affaires, fonds d’investissement ou cabinet de conseil fortement appréciée.
• Expertise dans la gestion de déplacements professionnels complexes.
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation.
• Anglais professionnel courant (écrit et oral).

Responsabilités

• Organiser les déplacements professionnels des équipes et de la Direction (transports, hébergements, logistique).
• Gérer des déplacements complexes dans un environnement international.
• Assurer le suivi, le reporting et l’optimisation des coûts.
• Mettre en place et améliorer les process liés aux voyages.
• Gérer les assurances et coordonner avec les partenaires.
• Gérer les agendas du CEO et de certains membres de la Direction.
• Organiser les réunions stratégiques (COMEX, conseils, offsites).
• Assurer l’interface avec des interlocuteurs externes (actionnaires, fonds d’investissement, partenaires).
• Coordonner la logistique et la préparation des instances de gouvernance.
• Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité.
• Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des bureaux parisiens.
• Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs.
• Gérer le courrier, les colis et les flux entrants.
• Créer et suivre les badges d’accès.
• Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements).
• Participer aux projets d’aménagement et d’optimisation des espaces.

Connaissances

Organisation

Priorisation

Communication

Confidentialité

Anglais pro

Gestion déplacements

Coordination

Gestion agenda

Outils

MS Office

Suite bureautique

Description du poste

Horizon Trading Solutions, FinTech à taille humaine basée à Paris, recherche un Office Manager & Assistante de direction en CDI pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Rattaché(e) au département Finance, vous assurez un rôle opérationnel clé et coordonnez les actions entre le siège et les bureaux internationaux, avec une forte autonomie.