Office Manager & Assistant(e) de Direction

Horizon Trading Solutions; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Résumé du poste

Horizon Trading Solutions, FinTech à taille humaine, recrute un(e) Office Manager & Assistante de direction en CDI pour piloter les opérations quotidiennes et assurer la coordination entre le siège parisien et les bureaux internationaux.

Rattaché(e) au département Finance, vous coordonnez les déplacements, gérez les agendas du CEO et des dirigeants, supervisez les services généraux et veillez à la confidentialité des informations sensibles. Télétravail possible selon l’organisation.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat de direction et assistanat d’équipe.
• Expérience en environnement banque d’affaires / fonds d’investissement / cabinet de conseil appréciée.
• Gestion de déplacements professionnels complexes.
• Anglais courant à l’écrit et oral.

Responsabilités

• Piloter les déplacements professionnels et leur logistique.
• Gérer les agendas du CEO et de certains membres de la Direction.
• Organiser les réunions stratégiques (COMEX, conseils, offsites).
• Superviser les services généraux et l’accueil des visiteurs.
• Veiller à la confidentialité des informations sensibles.

Connaissances

Organisation

Anticipation

Priorisation

Confidentialité

Anglais

Communication

Description du poste

Office Manager & Assistant(e) de Direction

Horizon Trading Solutions est une FinTech à taille humaine (environ 150 collaborateurs), spécialisée dans la conception d’une plateforme de trading électronique multi-actifs. Présente en France et à l’international (Asie, Moyen-Orient, Amérique du Nord), l’entreprise évolue dans un environnement exigeant, innovant et en forte croissance.

Engagée pour une finance plus responsable, Horizon Trading Solutions est certifiée B-Corp depuis 2022 et mène des actions concrètes en faveur de l’impact environnemental et social.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Office Manager & Assistante de direction en CDI, rôle central pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Votre rôle

Rattaché(e) au département Finance, vous êtes un pilier opérationnel du siège parisien et un point de coordination pour les autres bureaux.

Vous intervenez avec un haut niveau d’autonomie, dans un environnement international, et encadrez un(e) alternant(e).

Déplacements professionnels

• Organiser les déplacements professionnels des équipes et de la Direction (transports, hébergements, logistique)
• Gérer des déplacements complexes dans un environnement international
• Assurer le suivi, le reporting et l’optimisation des coûts
• Mettre en place et améliorer les process liés aux voyages
• Gérer les assurances et coordonner avec les partenaires
• Gérer les agendas du CEO et de certains membres de la Direction
• Organiser les réunions stratégiques (COMEX, conseils, offsites)
• Assurer l’interface avec des interlocuteurs externes (actionnaires, fonds d’investissement, partenaires)
• Coordonner la logistique et la préparation des instances de gouvernance
• Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité

Office Management & services généraux

• Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des bureaux parisiens
• Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs
• Gérer le courrier, les colis et les flux entrants
• Créer et suivre les badges d’accès
• Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements)
• Participer aux projets d’aménagement et d’optimisation des espaces
• Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, consommables, etc.)
• Sourcer et piloter les fournisseurs
• Suivre les facturations en lien avec les équipes internes
• Coordonner les sujets Office Management avec les bureaux internationaux
• Contribuer à la structuration et à l’amélioration continue des process

Profil recherché

• Expérience significative en assistanat de direction et assistanat d’équipe
• Expérience en environnement type banque d’affaires, fonds d’investissement ou cabinet de conseil fortement appréciée
• Expertise dans la gestion de déplacements professionnels complexes
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation
• Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
• Sens de la confidentialité, rigueur et fiabilité
• Anglais professionnel courant (écrit et oral)

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un rôle central, transversal et visible dans une entreprise internationale à taille humaine
• Un environnement structuré, exigeant mais bienveillant
• Une entreprise engagée, certifiée B-Corp
• Télétravail possible, selon l’organisation et les besoins du poste
• Des bureaux idéalement situés à deux pas du Parc Monceau