Office Manager à l’Office for Climate Education

Coordination Sud; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 34 000; Temps partiel

Résumé du poste

Office for Climate Education (OCE) cherche un Office Manager à mi-temps pour soutenir les activités administratives et logistiques. Vous gérerez les achats, les commandes et la logistique des projets à travers Monday.com, tout en assurant le suivi contractuel et les aspects juridiques.

Vous participerez à la gestion informatique (Google Workspace, licences) et aiderez à la rédaction de documents et comptes-rendus. Poste basé à Paris, avec collaboration internationale et déplacements éventuels.

Qualifications

• Expérience confirmée (minimum 3 ans) en gestion administrative, achats ou logistique de préférence en milieu associatif et contexte international
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel) et à l’aise avec Mondays.com
• Bonne connaissance des procédures administratives et des circuits d’achat/commande
• Compétences en suivi de contrats et de partenariats
• Capacité à gérer des missions transversales impliquant divers interlocuteurs internes et externes
• Sens de l’organisation et de l’anticipation (réservations, commandes, échéances)
• Rigueur, autonomie et sens de la confidentialité
• Excellentes capacités relationnelles et esprit d’équipe
• Aisance dans la rédaction de documents administratifs et de comptes-rendus

Responsabilités

• Gérer achats, commandes et logistique selon le circuit de validation sur Monday.com
• Assurer le suivi administratif des contrats fournisseurs et prestations
• Maintenance et administration du parc informatique et des services (Google Workspace, licences)
• Organisation logistique des formations et événements internes et internationaux

Connaissances

Gestion administrative

Achats et logistique

Milieu associatif / international

Google Workspace

Excel

Monday.com

Rédaction de documents

Confidentialité

Outils

Google Workspace

Excel

Monday.com

Description du poste

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Lieu

L’Office for Climate Education (OCE) est une association d’intérêt général, centre sous l’égide de l’UNESCO et membre observateur du GIEC, qui vise à promouvoir l’éducation au changement climatique en France et dans le monde.

L’OCE accompagne les enseignants par la mise à disposition de ressources pédagogiques et de formations, et par l’animation de communautés de pratiques; et soutient les systèmes éducatifs, par de l’expertise et le déploiement de projets pilotes.

L’équipe opérationnelle de l’OCE est composée d’une vingtaine de personnes. Elle est basée à Paris (France), dans les locaux de Sorbonne Université. Elle s’appuie sur un large réseau de partenaires en France, Europe, Amérique, Afrique et en Asie.

Nature du poste

Dans le cadre de sa croissance, l’OCE fait évoluer son équipe administrative dont le poste d’Office manager qui reste le point d’appui opérationnel pour les achats et commandes, la logistique, le juridique/contrats et l’informatique du quotidien. Ce poste est à mi-temps.

Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier (RAF), l’Office Manager aura pour missions:

• Achats, commandes et logistique dans le respect du circuit de validation sur Monday.com
  • Passage et suivi des commandes fournisseurs, prestataires et matériel pour l’équipe (informatique, fournitures, etc.),
  • Réservations liées aux missions des membres de l’équipe (transport, hébergement, assurances, etc.)
  • Organisation logistique des séminaires internes et internationaux (réservations, logistique sur site, coordination des participants)
  • Suivi des livraisons et relation courante avec les fournisseurs
  • Aménagement et suivi des travaux généraux
• Assistance administrative et juridique
  • Suivi administratif des contrats fournisseurs et prestataires (renouvellement, négociation, résiliation)
  • Gestion de la propriété intellectuelle des productions de l’Association
  • Aide à la rédaction et au suivi des conventions de partenariat
  • Gestion des annonces de recrutement et suivi des candidatures
  • Comptes-rendus de réunions internes ou externes
• Assistance informatique et organisationnelle
  • Maintenance et administration du parc informatique et des services (licences logicielles, Google Workspace, etc.)
  • Assistance aux utilisateurs

Expériences / Formation

Compétences

• Expérience confirmée (minimum 3 ans) en gestion administrative, achats ou logistique de préférence en milieu associatif et contexte international
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel) et à l’aise avec un outil de gestion type Monday.com
• Bonne connaissance des procédures administratives et des circuits d’achat/commande
• Compétences en suivi de contrats et de partenariats (fournisseurs, prestataires, conventions)
• Capacité à gérer des missions transversales impliquant divers interlocuteurs internes et externes
• Sens de l’organisation et de l’anticipation (réservations, commandes, échéances)
• Rigueur, autonomie et sens de la confidentialité
• Excellentes capacités relationnelles et esprit d’équipe
• Aisance dans la rédaction de documents administratifs et de comptes-rendus
• La maîtrise de l’anglais ainsi que la maîtrise d’un ou plusieurs logiciels comptables seront des plus

La brochure des formations de Coordination SUD