ASSISTANT.E ADMINISTRATION ET FINANCES

Coordination Sud; Vincennes; Sur place; EUR 12 000 - 18 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Navigo 50%

Tickets restaurant 55% pris en charge

Télétravail le vendredi

Résumé du poste

Fondem recherche un(e) Assistant administratif et financier en alternance à partir de septembre 2026, pour 12 mois, répartis sur deux structures à temps partiel, avec une journée de télétravail le vendredi.

Le poste est basé au siège de la Fondem à Vincennes; avantages: Navigo à 50% et tickets restaurant à 9€ pris en charge à 55% par l’employeur. Rémunération légale et mission polyvalente au service administratif et finances.

Qualifications

• Formation supérieure BTS GPME, L1, L2 en gestion, finance, administration ou reconversion.
• Une première expérience (stage, alternance ou projet académique) dans la gestion administrative serait appréciée.

Responsabilités

• Accueil et renseignements des visiteurs, réception des appels et démarchages.
• Gestion des contrats prestataires et stocks de bureau.
• Gestion des dossiers administratifs et comptables et scan de pièces.
• Saisie factures, suivi analytique et saisie sur la plateforme bancaire.
• Organisation de webinaires et préparation des virements.
• Onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Organisation

Relationnel

Polyvalence

Maîtrise Excel

Français (écrit/oral)

Formation

BTS GPME

L1/L2 gestion, finance, administration

Outils

Excel

Description du poste

Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP) recherchent leur Assistant.e Administration et finances

Accueil et logistique

• Accueillir et renseigner les visiteurs: Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil);
• Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage;
• Tenue de la base de données de contacts: entrée et mise à jour des contacts;
• Gestion du courrier: archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi;
• Traitement des NPAI;
• Remise de chèques;
• Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales: envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu; actualisation des membres du CA;
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative;
• Gestion des dossiers OPCO;
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique;
• Responsable de la gestion des bureaux: contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.
• Gestion des revues et ouvrages publiés: préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données); mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks;
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d’expédition (5-6 fois par an).
• Appui aux études: traitement excel de questionnaires
• Scan des factures papier et suivi des factures fournisseurs
• Saisie des factures dans le classeur de suivi analytique;
• Saisie des factures dans la plateforme bancaire

Selon opportunité:

• Organisation de webinaires: invitations, organisation technique
• Préparation et saisie des virements 2 fois par mois;
• Gestion de médecine du travail: prise de rendez-vous, suivi;
• Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests.
• Gestion de boîte mail générale;
• Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier
• Classer les pièces justificatives après paiements par analytique
• Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.

Expériences / Formation

2 – COMPETENCES ET QUALIFICATIONS MINIMALES

• Formation supérieure BTS GPME, L1, L2 en gestion, finance, administrationou en reconversion
• Une première expérience (stage, alternance ou projet académique)dans la gestion administrative de petites ou moyennes structures (ONG, associations, Fondations et/ou entreprises privées) serait appréciée.

Compétences transverses

• Rigueur, autonomie;
• Esprit d’initiative et d’organisation, dynamisme;
• Très bon relationnel avec l’équipe et capacités de représentation;
• Polyvalence, capacité à rendre compte;
• Excellente maîtrise des outils informatiques et Bureautique, Excel et Office en général;
• Bon niveau de français, à l’écrit comme à l’oral.

Salaire

Le poste proposé dispose des spécificités suivantes:

• Alternance à pourvoir à partir de septembre 2026, pour 12 mois réparti sur deux structures (deux temps partiels) sur cinq jours, dont une journée (le vendredi) en télétravail;
• Poste basé au siège de la Fondem à Vincennes;
• Avantages: transports Navigo à 50%, tickets restaurant à 9€ pris en charge à 55%par l’employeur;
• Rémunération légale;

Supérieur hiérarchique: Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ’ER

Date limite de validité: 20 septembre 2026

Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.

NB: Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.