Office Manager

Vendôm Talents; Rotherens; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Vendôm Talents recrute pour Peak Management un/une Office Manager. Vous assurez l'accueil, la gestion du courrier et des appels, et veillerez au bon fonctionnement administratif du siège.

Vous coordonnerez les agendas, organiserez les réunions, gérerez les déplacements et notes de frais, et piloterez les services généraux (sécurité, maintenance et priorités budgétaires). Une expérience en office management est requise.

Qualifications

• Bonne organisation et gestion des priorités.
• Souci du détail et respect des échéances.
• Sens du service et discrétion dans le traitement des informations sensibles.

Responsabilités

• Gestion du courrier, des appels et de l'accueil des visiteurs.
• Suivi et classement des documents administratifs et contrats de prestataires.
• Gestion des agendas, organisation de réunions et préparation des salles.
• Coordination des déplacements professionnels et notes de frais.
• Gestion des stocks et des fournitures de bureau, suivi des factures fournisseurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Relationnel

Autonomie

Formation

BTS Assistant de Gestion

Outils

Suite Office

Description du poste

Vendôm Talents – Nouvelle opportunité - Office Manager - Peak Management

Vendôm vous propose une opportunité exceptionnelle en tant que Office Manager au sein de Peak Management

Missions Principales :

• Gestion du courrier, des appels et de l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
• Suivi et classement des documents administratifs, contrats de prestataires et dossiers courants
• Gestion des agendas, organisation de réunions et préparation des salles
• Coordination des déplacements professionnels : réservations transport, hébergement, notes de frais
• Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail générale de l'entrepriseEntretien, sécurité, accès, maintenance technique en lien avec les prestataires
• Suivi des contrats de services généraux : nettoyage, maintenance, sécurité, espaces verts, distributeurs
• Gestion des stocks de fournitures de bureau, consommables et équipements
• Coordination des aménagements et déménagements de locaux
• Suivi du parc informatique et téléphonique en lien avec le prestataire IT
• Veille au respect des normes de sécurité et d'accessibilité des locaux (ERP)Sourcing, négociation et suivi des contrats fournisseurs et prestataires de services généraux -
• Gestion des commandes : fournitures, équipements, mobilier, prestations diverses
• Suivi et contrôle des factures fournisseurs en lien avec le service comptabilité
• Optimisation des coûts de fonctionnement du siège et reporting budgétaire associé
• Mise en concurrence régulière des prestataires et suivi de la qualité de service Support à la Direction & Événementiel
• Assistanat ponctuel de la Direction Générale et de la Direction Administrative et Financière
• Organisation des événements internes : séminaires, réunions d'équipe, etc

Profil recherché :

• Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et des échéances Réactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement multi-tâches
• Excellent relationnel et sens du service auprès des collaborateurs et visiteurs Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations sensibles
• Autonomie et force de proposition pour optimiser le fonctionnement du bureau
• Capacité à fédérer et à coordonner des interlocuteurs internes et externes variés
• Sens des responsabilités et fiabilité dans la gestion budgétaire courante
• Une première expérience significative en office management, assistanat de direction ou gestion des services généraux est requise