Office Manager

Approach People Recruitment; Paris; Sur place; EUR 36 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de recrutement recherche un(e) Office Manager à Paris, responsable de l'accueil, du standard téléphonique et de l'office management. Ce poste nécessite une maîtrise du français et de l'anglais, ainsi qu'une organisation exemplaire. Vous travaillerez en présentiel à temps plein, avec des interactions directes avec la direction générale. La ponctualité et la gestion du temps sont essentielles, tout comme la capacité à gérer plusieurs tâches à la fois. Un bon sens du service et une présentation soignée sont requis.

Qualifications

• Vous devez être organisé(e) et capable de prioriser vos tâches.
• Vous devez gérer les imprévus avec calme et efficacité.
• La présentation irréprochable et le sens du service sont essentiels.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise.
• Superviser le bon fonctionnement des locaux.
• Apporter un support à la direction générale et aux nouveaux collaborateurs.

Connaissances

Bilingue français-anglais

Organisation

Fiabilité

Gestion du temps

Maîtrise d'Outlook

Maîtrise de Word

Maîtrise d'Excel

Maîtrise de Teams

Formation

Formation Bac+2 minimum

Description du poste

Overview

Notre client, acteur majeur français du secteur des établissements de santé, recherche un(e) Office Manager – Accueil / Standard avec potentiel d’assistanat de direction.

Poste en CDI basé à Paris 14e.

Poste en présentiel à temps plein, 35 heures par semaine du lundi au vendredi : 8h30 – 17h avec 1h30 de pause déjeuner.

Rattachement hiérarchique : Direction générale.

Le poste s’inscrit au cœur du siège du groupe et combine des missions d’office management, d’accueil/standard et de support transversal à la Direction générale. Véritable point d’entrée de l’entreprise, vous contribuez à la qualité de l’accueil, à la fluidité de l’organisation interne et au bon fonctionnement quotidien des locaux.

Accueil physique et téléphonique

Accueil physique et téléphonique : Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité au siège du groupe, en français et en anglais. Incarner l’image de l’entreprise auprès des visiteurs, partenaires et collaborateurs, dans une posture professionnelle, chaleureuse et bilingue. Veiller au bon fonctionnement du standard et au bon déroulement de la vie quotidienne du siège.

Standard téléphonique

Standard téléphonique : Receptionner, filtrer et transférer les appels entrants en français et en anglais. Traiter les demandes de premier niveau ou transmettre les messages de manière efficace. Maintenir à jour les annuaires internes et les informations de contact.

Office management et logistique du siège

Office management et logistique du siège : Superviser le bon fonctionnement des locaux : entretien, fournitures, équipements et services associés. Gérer les relations avec les prestataires logistiques et administratifs. Assurer la gestion des fournitures et petits stocks (commandes, suivi, rangement). Organiser la réception et l’envoi du courrier et des colis (livreurs, coursiers, affranchissement, suivi). Réserver les salles de réunion, taxis, cafés et repas selon les besoins internes. Collaborer étroitement avec les services généraux pour la maintenance et la coordination des prestataires.

Support à la direction générale et missions d’assistanat

Support à la direction générale et missions d’assistanat : Apporter un support transversal à la Direction générale selon les besoins : assistance administrative, logistique et organisationnelle, appui à la planification et à la coordination. Contribuer à l’intégration des nouveaux collaborateurs du siège : accueil, mise en place du poste de travail, coordination avec les équipes IT et les services concernés.

Communication et image

Communication et image : Maintenir une excellente présentation et une posture professionnelle en toutes circonstances. Communiquer avec aisance et courtoisie, à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais. Participer activement à l’accueil des nouveaux collaborateurs et des partenaires, en France comme à l’international.

Les missions décrites ne sont ni exhaustives ni définitives et pourront évoluer en fonction des besoins de l’organisation, de votre expérience et de vos compétences.

Profil recherché

Profil recherché : Vous disposez d’une formation Bac+2 minimum. Vous êtes organisé(e), fiable et capable de prioriser vos tâches tout en gérant les imprévus avec calme et efficacité. Vous maîtrisez les outils informatiques courants (Outlook, Word, Excel, Teams).

Dans un environnement exigeant et de haut niveau, vous faites preuve d’une présentation irréprochable, d’un grand sens du service, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité. La ponctualité, la disponibilité et la capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle sont essentielles.

Anglais bilingue requis. L’italien est un plus.