Office Manager

CULTURE IN ARCHITECTURE; Paris; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Culture in Architecture recherche une Assistant(e) polyvalent(e) pour assurer l’accueil, la gestion administrative et le soutien logistique du studio à Paris. Vous préparerez les réunions, filtrerez les communications et gérerez les notes de frais, tout en coordonnant les fournitures et les déplacements.

Vous aurez une place centrale dans l’organisation quotidienne, travaillant en lien étroit avec l’équipe et les prestataires pour garantir efficacité et discrétion.

Qualifications

• Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans l’architecture d’intérieur, l’événementiel et/ou le luxe.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), proactif(ve) et autonome.
• Maniement de charges jusqu’à 10 kg et participation active à la logistique des flux et des livraisons.
• Maîtrise du français et bon niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office; Photoshop, InDesign et Illustrator constitueront un atout.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique des clients, partenaires et prestataires et organiser les réunions.
• Assurer la gestion et le filtrage des appels, du courrier et des emails.
• Collecter et suivre les notes de frais; veiller au bon fonctionnement administratif quotidien.
• Gestion des fournitures, du matériel et du suivi des stocks, avec coordination avec les prestataires.
• Planifier et coordonner les déplacements et les réservations, et assurer la réactivité des demandes.
• Contribuer à l’organisation quotidienne du studio et garantir une fluidité des échanges.

Skills

Organisation

Rigueur

Proactivité

Autonomie

Polyvalence

Relationnel

Gestion des priorités

Tools

Microsoft Office

Photoshop

InDesign

Illustrator

Job description

• Assurer l’accueil physique des clients, partenaires et prestataires au sein de l’agence.
• Organiser et préparer les réunions : gestion des impressions, mise en place des espaces de réunion, préparation des documents et accueil des clients.
• Assurer la gestion et le filtrage des appels téléphoniques, du courrier et des emails.
• Collecter, contrôler et assurer le suivi des notes de frais.
• Veiller au bon fonctionnement administratif et à la fluidité des échanges au quotidien.

2. Assistance à la Directrice de l’agence

• Assurer certaines missions d’assistance personnelle, notamment la gestion de réservations et d’obligations ponctuelles.
• Anticiper les besoins et optimiser l’organisation quotidienne, en étroite coordination avec l’assistante de direction.
• Gérer un agenda complexe et coordonner les déplacements professionnels, voyages et réservations associées.
• Retrait des achats et livraison de courses spécifique
• Faire preuve de réactivité et de discrétion dans la gestion des demandes et des priorités

3. Gestion des fournitures et support logistique de l’Agence

• Assurer le suivi des stocks de fournitures et consommables nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’agence.
• Anticiper les besoins des équipes et organiser le réapprovisionnement des fournitures.
• Planifier et superviser les interventions techniques, réparations et petits travaux au sein de l’agence.
• Assurer le suivi des procédures administratives et informatiques, en coordination avec notre prestataire technique.

4. Gestion logistique et coordination des flux

• Assurer la gestion des espaces de stockage de l’agence et le suivi des entrées et sorties de mobilier.
• Organiser et coordonner les livraisons des éléments et lots acquis dans le cadre des projets de l’agence.
• Veiller à l'organisation, au classement et à la bonne tenue de la matériauthèque.
• Coordonner les transports, manutentions et opérations de déménagement.

Profil recherché

• Vous justifiez d’une expérience professionnelle confirmée sur un poste similaire, idéalement dans les secteurs de l’architecture d’intérieur, l’événementiel et/ou le luxe.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), proactif(ve) et autonome.
• Vous êtes à l’aise avec la manutention de charges pouvant aller jusqu’à 10 kg et participez activement aux opérations logistiques, en lien avec les transporteurs
• Vous avez un excellent sens de l’anticipation, des priorités et de la coordination.
• Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et d’un très bon relationnel.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et disposez d’un bon niveau d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Vous maîtrisez les outils informatiques et la suite Microsoft Office. La pratique de Photoshop, InDesign et Illustrator constitue un véritable atout.

Nous recherchons une personne polyvalente, fiable et dynamique, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de contribuer activement au bon fonctionnement et à l’organisation quotidienne du studio.