Assistant(e) administratif(ve)

Richard Sons; Paris; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Richard & Sons, agence immobilière commerciale à Paris, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion quotidienne et accompagner la direction et les équipes.

Vous traiterez les documents, suivrez les dossiers et assurerez le lien avec les fournisseurs. Poste polyvalent impliquant organisation, facturation et paie administrative.

Qualifications

• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste administratif, secrétariat ou assistanat.
• Excellente organisation et rigueur.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Autonomie et réactivité.

Responsibilities

• Gestion et classement des documents administratifs.
• Préparation et suivi des dossiers.
• Gestion du courrier et des documents à signer.
• Commandes de fournitures et supports divers.
• Relations avec les fournisseurs et prestataires.
• Suivi des échéances administratives.

Skills

Organisation

Rigueur

Bureautique

Tools

Excel

Word

Outlook

Job description

Richard & Sons est une agence spécialisée en immobilier commercial, intervenant auprès d’enseignes nationales et d’investisseurs dans les principales villes de France.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion administrative quotidienne de l’agence et accompagner la direction et les équipes.

Vous êtes la personne sur laquelle nous pouvons compter pour que les sujets administratifs soient traités, suivis et finalisés.

Votre rôle : simplifier le quotidien de l’agence et permettre aux équipes de se concentrer sur leur activité.

Principales missions

• Gestion et classement des documents administratifs
• Préparation et suivi des différents dossiers
• Gestion du courrier et des documents à signer
• Commandes de fournitures, cartes de visite et supports divers
• Relations avec les différents fournisseurs et prestataires
• Suivi des échéances administratives

Objectif : une administration simple, organisée et à jour.

Comptabilité & facturation

• Transmission et classement des factures fournisseurs
• Préparation et suivi des règlements
• Suivi des factures clients et des encaissements
• Relance des factures en attente de règlement
• Transmission des pièces à l’expert-comptable
• Suivi administratif courant avec le cabinet comptable

Objectif : des factures et règlements parfaitement suivis et aucune pièce manquante.

Paie & administration du personnel

• Transmission mensuelle des éléments variables de paie au cabinet comptable
• Vérification et classement des bulletins de salaire
• Suivi des congés, absences et justificatifs
• Gestion administrative des arrivées et départs
• Suivi des dossiers des salariés et alternants
• Relations administratives avec les écoles et organismes

Objectif : une gestion administrative du personnel fluide et rigoureuse.

Organisation de l’agence

• Gestion des fournitures et besoins courants du bureau
• Coordination avec les différents prestataires
• Gestion des petits sujets logistiques du quotidien
• Mise à jour et classement des documents partagés
• Assistance ponctuelle à la direction et aux équipes

Objectif : que les sujets du quotidien soient pris en charge sans avoir besoin d’être constamment relancés.

Ce que vous allez trouver chez nous

• Une équipe dynamique et à taille humaine
• Un poste polyvalent au cœur de l’agence
• Une relation directe avec les dirigeants et les équipes
• De l’autonomie dans l’organisation de votre travail
• Un environnement professionnel dynamique et stimulant

Profil recherché

• 2 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif, secrétariat ou assistanat
• Très bonne organisation et rigueur
• À l’aise avec les outils bureautiques
• Bonne maîtrise d’Excel, Word et Outlook
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
• Sens du service et des priorités
• Autonomie et réactivité
• Bonne expression écrite et orthographe soignée