Lead Document Control

IOTA GROUP; Paris; Sur place; EUR 50 000 - 73 000; Plein temps

Résumé du poste

IOTA GROUP recherche un responsable Document Control pour Moz LNG Phase 2 à Paris, en présentiel. Vous piloterez les activités de gestion documentaire et veillerez à la conformité et traçabilité des documents.

Vous définirez et maintiendrez les processus, superviserez les workflows et assurerez le support aux équipes et contractants, notamment pour les livrables et les délais.

Une expérience de 10 ans est exigée, avec une maîtrise des EDMS et outils bureautiques.

Qualifications

• Maîtrise solide des systèmes de gestion documentaire.
• Expérience d’au moins 10 ans en contrôle documentaire.
• Capacité à encadrer des équipes et à interagir avec des contractants.

Responsabilités

• Définir et maintenir les processus de gestion documentaire du Projet.
• Administrer l’EDMS et gérer les workflows de soumission, revue et archivage.
• Coopérer avec les Document Controllers des contractants et interfaces projet.
• Gérer les correspondances, transmittals et circuits de revue documentaire.
• Former l'équipe et soutenir les membres projet sur les outils et règles.
• Suivre la production documentaire et les retards en coordination avec les équipes.
• Mettre en place les indicateurs et reportings Document Control.
• Réaliser les contrôles qualité et audits documentaires.
• Préparer et assurer le suivi de la documentation finale et archivage.
• Servir de point focal Document Control pour Mozambique LNG Phase 2 et les contractants.

Connaissances

Gestion documentaire

Contrôle documentaire

Encadrement d'équipe

Outils

EDMS

Outils collaboratifs

Description du poste

Le prestataire assurera le pilotage et la coordination des activités de Document Control de Mozambique LNG Phase 2, afin de garantir une gestion efficace, structurée et conforme de la documentation du Projet. Il assurera notamment la mise en place et le maintien des processus et outils de gestion documentaire, la coordination des workflows et des échanges documentaires, ainsi que le support aux équipes projet et aux contracteurs dans l’application des exigences de Document Control.

• Définir, mettre en place et maintenir les processus, procédures et outils de gestion documentaire du Projet, conformément aux exigences et standards applicables.
• Administrer et assurer le bon fonctionnement de l’EDMS, notamment les workflows de soumission, revue, approbation, diffusion et archivage des documents. Assurer le contrôle de la documentation des contractants, notamment sa conformité aux règles de numérotation, format, métadonnées et exigences documentaires du Projet.
• Coordonner et superviser les activités de Document Control et assurer l’interface avec les Document Controllers des différents contractants/packages.
• Assurer la gestion et le suivi des correspondances, transmittals et circuits de revue documentaire.
• Apporter le support et la formation nécessaires aux membres de l’équipe projet pour l’utilisation des outils et l’application des règles de gestion documentaire.
• Suivre l’avancement de la production documentaire des contractants, en coordination avec le Project Control, le Planning et les équipes Engineering.
• Mettre en place et produire les indicateurs et reportings Document Control, notamment concernant les documents en revue et les éventuels retards ou points d’attention.
• Réaliser les contrôles qualité et audits documentaires nécessaires et contribuer à l’amélioration continue des pratiques de Document Control.
• Préparer et assurer le suivi de la documentation finale et de son archivage, conformément aux exigences du Projet.
• Assurer de manière générale le rôle de point focal Document Control auprès de l’équipe Mozambique LNG Phase 2 et des contractants.

• Solide maîtrise des systèmes et techniques de gestion documentaire, idéalement dans les secteurs de l’ingénierie et de la construction liés au pétrole et au gaz
• 10 ans d’expérience en contrôle documentaire, incluant des fonctions d’encadrement sur des projets industriels d’envergure
• Maîtrise des plateformes de gestion électronique de documents, des outils collaboratifs et des logiciels bureautiques.

• Starting date: As soon as possible
• Duration (months) : 12
• Location: France (Paris)
• Status: En présentiel