Lead Document Control

IOTA Group; Paris; Hybride; EUR 65 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

IOTA Group recherche un responsable Document Control pour piloter et coordonner les activités de gestion documentaire du Moz LNG Phase 2, en garantissant conformité et traçabilité des documents, des workflows et des échanges entre les contractants.

Vous assurerez l’administration de l’EDMS, le suivi des soumissions, revues et archivages, et vous apporterez soutien et formation aux équipes projet. Poste en présentiel à Paris, pour 12 mois.

Qualifications

• Solide maîtrise des systèmes et techniques de gestion documentaire.
• 10 ans d’expérience en contrôle documentaire sur des projets industriels d’envergure.

Responsabilités

• Définir, mettre en place et maintenir les processus, procédures et outils de gestion documentaire du Projet.
• Administrer l’EDMS et assurer les workflows de soumission, revue, approbation, diffusion et archivage des documents.
• Coordonner et superviser les activités de Document Control et assurer l’interface avec les Document Controllers des contractants.
• Assurer la gestion et le suivi des correspondances, transmittals et circuits de revue documentaire.
• Apporter le support et la formation nécessaires aux équipes projet sur l’utilisation des outils et règles de gestion documentaire.
• Suivre l’avancement de la production documentaire, en liaison avec Project Control et Planning.
• Mettre en place et produire les indicateurs et reportings Document Control.
• Réaliser les contrôles qualité et audits documentaires et contribuer à l’amélioration continue.
• Préparer et assurer le suivi de la documentation finale et de son archivage.

Connaissances

Gestion documentaire

Outils

EDMS

Outils collaboratifs

Logiciels bureautiques

Description du poste

Le prestataire assurera le pilotage et la coordination des activités de Document Control de Mozambique LNG Phase 2, afin de garantir une gestion efficace, structurée et conforme de la documentation du Projet. Il assurera notamment la mise en place et le maintien des processus et outils de gestion documentaire, la coordination des workflows et des échanges documentaires, ainsi que le support aux équipes projet et aux contracteurs dans l’application des exigences de Document Control.

• Définir, mettre en place et maintenir les processus, procédures et outils de gestion documentaire du Projet, conformément aux exigences et standards applicables.
• Administrer et assurer le bon fonctionnement de l’EDMS, notamment les workflows de soumission, revue, approbation, diffusion et archivage des documents. Assurer le contrôle de la documentation des contractants, notamment sa conformité aux règles de numérotation, format, métadonnées et exigences documentaires du Projet.
• Coordonner et superviser les activités de Document Control et assurer l’interface avec les Document Controllers des différents contractants/packages.
• Assurer la gestion et le suivi des correspondances, transmittals et circuits de revue documentaire.
• Apporter le support et la formation nécessaires aux membres de l’équipe projet pour l’utilisation des outils et l’application des règles de gestion documentaire.
• Suivre l’avancement de la production documentaire des contractants, en coordination avec le Project Control, le Planning et les équipes Engineering.
• Mettre en place et produire les indicateurs et reportings Document Control, notamment concernant les documents en revue et les éventuels retards ou points d’attention.
• Réaliser les contrôles qualité et audits documentaires nécessaires et contribuer à l’amélioration continue des pratiques de Document Control.
• Préparer et assurer le suivi de la documentation finale et de son archivage, conformément aux exigences du Projet.
• Assurer de manière générale le rôle de point focal Document Control auprès de l’équipe Mozambique LNG Phase 2 et des contractants.

• Solide maîtrise des systèmes et techniques de gestion documentaire, idéalement dans les secteurs de l’ingénierie et de la construction liés au pétrole et au gaz
• 10 ans d’expérience en contrôle documentaire, incluant des fonctions d’encadrement sur des projets industriels d’envergure
• Maîtrise des plateformes de gestion électronique de documents, des outils collaboratifs et des logiciels bureautiques.

• Starting date: As soon as possible
• Duration (months) : 12
• Location: France (Paris)
• Status: En présentiel