Document controller Oil & Gas (H/F)

AE2I SAS; Bourgogne-Franche-Comté; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

AE2I SAS recherche un Gestionnaire documentaire en CDI pour assurer la gestion et le contrôle de la documentation projet, de la définition des règles à la transmission des livrables. Vous assurerez la coordination entre les équipes internes, les fournisseurs et les clients, et veillerez au respect des délais et de la qualité.

Vous avez idéalement une première expérience en gestion documentaire dans un environnement industriel et international, avec une maîtrise des outils documentaires et de

Qualifications

• Formation supérieure et première expérience en gestion documentaire ou contrôle documentaire.
• Rigueur, organisation et sens du suivi.
• Capacité à gérer plusieurs documents et interlocuteurs simultanément.

Responsibilities

• Définir et mettre en œuvre les processus et méthodologies de gestion documentaire.
• Élaborer les procédures de gestion documentaire spécifiques aux projets.
• Accompagner et former les équipes projet aux règles, processus et outils de gestion documentaire.
• Administrer les outils de gestion documentaire.
• Participer à la définition des livrables documentaires et à la MDL.
• Gérer et mettre à jour la Master Document List (MDL).
• Contrôler la conformité des documents produits par les équipes et les fournisseurs.
• Préparer et diffuser les documents auprès des partenaires externes.
• Centraliser et diffuser les commentaires clients; compiler la documentation finale.

Skills

Rigueur

Organisation

Gestion documentaire

Coordination

Reporting

Anglais

Education

Formation supérieure

Tools

Outils de gestion documentaire

Job description

Poste

Rattaché(e) aux équipes projet, vous êtes en charge de la gestion et du contrôle de la documentation projet, depuis la définition des règles documentaires jusqu'au suivi des livrables et à leur transmission aux différents interlocuteurs.

Votre principale mission consiste à garantir la qualité, la conformité et la bonne circulation des documents tout au long du projet, en assurant la coordination entre les équipes internes, les fournisseurs et les clients.

Vos principales responsabilités :

• Définir et mettre en œuvre les processus et méthodologies de gestion documentaire ;
• Élaborer les procédures de gestion documentaire spécifiques aux projets ;
• Accompagner et former les équipes projet aux règles, processus et outils de gestion documentaire ;
• Administrer les outils de gestion documentaire ;
• Participer à la définition des livrables documentaires en fonction des exigences internes et contractuelles ;
• Gérer et mettre à jour la Master Document List (MDL) : création des documents, mise à jour, attribution des numéros, annulation, etc. ;
• Contrôler la conformité des documents produits par les équipes projet et les fournisseurs ;
• Préparer et assurer la diffusion des documents auprès des partenaires externes ;
• Centraliser, traiter et diffuser les commentaires clients ;
• Compiler la documentation finale du projet ;
• Apporter un support administratif à la préparation, la mise à jour et la correction des documents ;
• Assurer le suivi de l'avancement documentaire et préparer les reportings et KPI ;
• Relancer proactivement les contributeurs sur les documents en retard et les échéances à venir ;
• Assurer la coordination documentaire avec les clients.

Profil

De formation supérieure, vous disposez idéalement d'une première expérience en gestion documentaire, Document Control, administration de projets ou environnement industriel.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du suivi. Vous savez gérer plusieurs documents et interlocuteurs simultanément tout en respectant les délais et les exigences de qualité.

Vous êtes à l'aise avec :

• La gestion et le classement de documents dans un environnement projet ;
• Le suivi des échéances et des livrables ;
• Le contrôle de conformité documentaire ;
• La préparation de reportings et d'indicateurs ;
• La coordination avec différents interlocuteurs internes et externes.

Une expérience dans un environnement industriel international et/ou dans les secteurs de l'Oil & Gas, de l'énergie ou de l'ingénierie constitue un atout.

La maîtrise des outils de gestion documentaire est appréciée ainsi que la maitrise de la langue anglaise.

Votre réactivité, votre esprit de service et votre capacité à travailler dans un environnement exigeant et international seront des atouts pour réussir dans cette mission.- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
  Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
• Faire preuve de rigueur et de précision
  Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Avoir l'esprit d'équipe
  Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

• Classer des documents
• Maintenir une documentation précise et à jour
• Réaliser une veille documentaire
• Sélectionner des informations documentaires
• Structurer, synthétiser des informations
• controle conformité documentaire

Langues :

• Anglais

3 An(s)