Lead Document Control

Iotagroup; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

IoTagroup recherche un responsable Document Control pour définir, maintenir et optimiser la gestion documentaire d’un projet dans le secteur ingénierie/construction pétrole et gaz.

Vous assurerez l’EDMS, les workflows et l’interface avec les document controllers des contractants, tout en garantissant la conformité et l’auditabilité des livrables.

Qualifications

• 10 ans d'expérience en contrôle documentaire ou dans un rôle équivalent.
• Pouvoir encadrer des équipes et coordonner des interlocuteurs multiples.
• Maîtrise des plateformes de gestion électronique de documents (EDMS) et des outils bureautiques.
• Connaissance des règles de numérotation, format et métadonnées des documents.

Responsabilités

• Définir et maintenir les processus, procédures et outils de gestion documentaire du projet.
• Administrer l’EDMS et gérer les workflows (soumission, revue, approbation, diffusion, archivage).
• Coopérer avec les Document Controllers des contractants et/ou packages.
• Produire les indicateurs et reportings Document Control et assurer le suivi des retards ou points d’attention.

Connaissances

Gestion documentaire

Contrôle documentaire

Gestion de documents

Leadership

Outils

EDMS

MS Office

Description du poste

• Définir, mettre en place et maintenir les processus, procédures et outils de gestion documentaire du Projet, conformément aux exigences et standards applicables.
• Administrer et assurer le bon fonctionnement de l'EDMS, notamment les workflows de soumission, revue, approbation, diffusion et archivage des documents. Assurer le contrôle de la documentation des contractants, notamment sa conformité aux règles de numérotation, format, métadonnées et exigences documentaires du Projet.
• Coordonner et superviser les activités de Document Control et assurer l'interface avec les Document Controllers des différents contractants/packages.
• Assurer la gestion et le suivi des correspondances, transmittals et circuits de revue documentaire.
• Apporter le support et la formation nécessaires aux membres de l'équipe projet pour l'utilisation des outils et l'application des règles de gestion documentaire.
• Suivre l'avancement de la production documentaire des contractants, en coordination avec le Project Control, le Planning et les équipes Engineering.
• Mettre en place et produire les indicateurs et reportings Document Control, notamment concernant les documents en revue et les éventuels retards ou points d'attention.
• Réaliser les contrôles qualité et audits documentaires nécessaires et contribuer à l'amélioration continue des pratiques de Document Control.
• Préparer et assurer le suivi de la documentation finale et de son archivage, conformément aux exigences du Projet.
• Assurer de manière générale le rôle de point focal Document Control auprès de l'équipe Mozambique LNG Phase 2 et des contractants.
• Solide maîtrise des systèmes et techniques de gestion documentaire, idéalement dans les secteurs de l'ingénierie et de la construction liés au pétrole et au gaz
• 10 ans d'expérience en contrôle documentaire, incluant des fonctions d'encadrement sur des projets industriels d'envergure
• Maîtrise des plateformes de gestion électronique de documents, des outils collaboratifs et des logiciels bureautiques.
• Starting date: As soon as possible
• Duration (months) : 12
• Location: France (Paris)
• Status: En présentiel