Hôte.sse d’accueil / Assistant.e polyvalent.e F/H

Amnesty International France; Paris; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Amnesty International France recherche un/e chargé/e d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs, et soutenir le fonctionnement administratif et logistique de l’association et de ses évènements.

Vous garantirez une image professionnelle, chaleureuse et efficace, et contribuerez à l’organisation d’événements internes tels que l’Assemblée générale, les conseils et les formations.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique des visiteurs et les renseigner.
• Répondre au téléphone, qualifier les demandes et orienter les interlocuteurs.
• Relayer les situations délicates et alerter les interlocuteurs concernés.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis.
• Gérer l’approvisionnement et les fournitures de bureau.
• Planifier et réserver des salles de réunions et participer à l’organisation logistique des évènements.

Job description

Au sein du pôle ressources sous la responsabilité du responsable du Service Environnement de Travail, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs de l’association, en garantissant une image professionnelle, chaleureuse et efficace. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif et logistique de l’organisation et de ses évènements.

1) Assurer l’accueil physique

• Recevoir, orienter et renseigner les visiteurs

• Relayer les situations délicates auprès des interlocuteurs concernés

• Maintenir un espace d’accueil organisé, fonctionnel et accueillant

2) Assurer l’accueil téléphonique

• Répondre aux appels entrants, qualifier les demandes et les orienter vers les interlocuteurs concernés ou apporter une réponse adaptée le cas échéant

• Prendre des messages précis et en assurer la transmission

3) Appuyer la gestion administrative et logistique

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.

• Assurer le respect des règles de l’espace de stockage.

• Affranchir le courrier, réaliser ou appuyer la réalisation de publipostage et de mise sous pli.

• Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et préparer les commandes à valider par le responsable.

• Créer et distribuer les badges d’accès pour les salarié.es et les bénévoles.

• Assurer le bon fonctionnement des photocopieurs d’étages, remplacer les toners, commander le toner si besoin et signaler les incidents au prestataire le cas échéant.

• En fonction de l’évolution des modalités de gestion de la reprographie externe, assurer le passage des commandes d’impression qualitative afin de maîtriser les coûts, ainsi que la réception des livraisons.

• Réserver des salles de réunion et gérer les plannings associés.

• Faciliter la collecte d’information pour l’organisation de réunions via des outils tels que Framadate.

• Assurer diverses tâches administratives : classement, saisie et transmission l’information, mise à jour de documents.

• Appuyer l’organisation logistique des événements internes (déplacements, hébergement, restauration, préparation des salles…), tels que l’Assemblée générale, le Conseil national, les séminaires de pôle, les formations ...