Assistant(e) Administratif(ve) et Chargé(e) d'Accueil F/H

VIVACY; Archamps; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

VIVACY recherche une personne pour un remplacement en tant qu’Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d’Accueil sur le site d’Archamps (Haute-Savoie).

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, guidez les visiteurs vers les interlocuteurs adéquats et organisez les réunions, les planning de salles et les déplacements. Vous collaborez étroitement avec les services internes et assurez l’archivage et le suivi administratif.

Qualifications

• Expérience en accueil et secrétariat souhaitée.
• Bonnes notions d’organisation et de communication.
• Capacité à gérer le standard et les agendas.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les visiteurs et internes.
• Gérer le standard téléphonique et les messages.
• Organiser les réunions et gérer les salles (planning, matériel, affichage).
• Suivre les déplacements du personnel et des visiteurs.
• Gérer les fournitures et le suivi des stocks de bureau.
• Soutenir les activités d’accueil et de communication entre services.

Skills

Accueil physique

Standard téléphonique

Secrétariat

Organisation

Gestion des déplacements

Job description

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons une/un « Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d’Accueil » pour notre site d’Archamps (Haute-Savoie)

Sa mission principale est d’organiser l’accueil des visiteurs, de les renseigner et d’établir des liens entre acteurs internes et externes. Elle/il anime et organise les activités d’accueil et d’information (accueil physique et téléphonique, communication, organisation de réunions et évènements, planning des salles, déplacements, gestion des fournitures, etc.).

Elle/il peut être amené à participer à des missions spécifiques, notamment lors d’organisations d’évènements, ou en support à des activités ponctuelles.

Accueil / Communication :

• Accueillir les personnes et identifier leur demande :
• Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé
• Gérer le standard téléphonique :
• Prendre des appels, des messages
• Orienter et filtrer les appels téléphoniques
• Gérer l’attente en cas de saturation des postes
• Contrôler l’accès et la circulation des visiteurs (registre des visiteurs, affectation et suivi des badges)
• Actualiser les documentations publicitaires mises à disposition des visiteurs
• Gérer l’affichage des communications internes dans les différents bâtiments

Secrétariat :

• Procéder à l’enregistrement, au tri et à l’affranchissement du courrier
• Remettre le courrier aux personnes concernées
• Gérer le fichier de suivi des courriers émis en LR/AR.
• Assurer le suivi et l’archivage de dossiers administratifs (commandes/BL, factures, ...)

Gestion/ Organisation :

• Gérer les déplacements du personnel / des visiteurs
• Commander et suivre les réservations des demandeurs internes ou externes (taxis, trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules de location ou de société, ...)
• Garantir le suivi, le réassort des : Fournitures bureautiques / Consommables photocopieuses / Boissons/ cafés
• Gérer les salles de réunions : approvisionnement boissons, matériel, propreté et rangement
• Commander les plateaux repas pour la Direction et les services demandeurs
• Organiser des événements internes, contribuant aux Valeurs, à la vie du site et l’engagement des collaborateurs

Missions Spécifiques

• Soutien à l’assistante de Direction : organisation événements, archivage dossiers...
• Soutien au service comptabilité : archivage de factures et documents divers
• Cantine : suivi des réservations, vente tickets au personnel, envoi les plannings de réservation, affichage menus, suivi présence, communication avec Elior...
• Suivi de la communication dans les salles (actualiser les Kakemonos, l’affichage, coffrets...)