Gestionnaire formation continue

Université Polytechnique Hauts-de-France; Aulnoy-lez-Valenciennes; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Polytechnique Hauts-de-France recherche un gestionnaire administratif formation continue pour assurer les actes administratifs et la gestion courante au sein de l’INSA. Vous recueillerez, traiterez et faciliterez l’information nécessaire, orienterez les interlocuteurs et assurerez le suivi des dossiers.

Vous maîtriserez les outils informatiques et les applications spécifiques à l’activité, garantirez la confidentialité et contribuerez à l’efficacité des services, du courrier à la

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la formation continue.
• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie…).
• Utilisation des applications spécifiques à l’activité (E-candidat, Mon Master, FCAManager, EDOF, VT, Pégase, MyFormasup, Job Teaser, …)
• Gérer la confidentialité des informations et données
• Savoir hiérarchiser les tâches et respecter les échéances
• Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe
• Connaissances financières exigées

Responsabilités

• Réaliser la gestion courante : dossiers de candidature, devis, conventions et contrats.
• Saisir et mettre à jour les bases de données (Excel, FCA Manager, MyFormasup…).
• Rédiger et diffuser des documents administratifs, courriers et rapports.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit et relancer les interlocuteurs.
• Suivre les dossiers et assurer la traçabilité des échanges.
• Participer à la logistique du service et à l'accueil des interlocuteurs.
• Appliquer les règles de qualité et participer aux audits.
• Classer et archiver des documents.

Connaissances

Informatique

Applications Spécifiques

Confidentialité

Gestion des Tâches

Reporting

Communication

Travail en Équipe

Finance

Formation

Baccalauréat

Description du poste

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

• l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
• l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
• l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
• l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)

La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.

Le poste de gestionnaire formation continue est positionné à l'INSA

Mission

Le gestionnaire administratif FC et FA a pour missions principales d’exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions ou activités spécifiques liées au poste :

• Réaliser des opérations de gestion courante : réception des dossiers de candidature, réalisation des devis, établir des conventions et des contrats, saisir les émargements FC, établir des demandes de facturation FC
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (fichiers excel, FCA Manager, MyFormasup…)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité, mettre à jour des modes opératoires qualité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Participer aux audits
• Classer et archiver des documents

Profil

Compétences Et Connaissances Requises

• Connaitre le fonctionnement de l’enseignement supérieur et l’organisation d’une Université et plus particulièrement de la formation continue
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie…)
• Utiliser les applications spécifiques à l'activité (E-candidat, Mon Master, FCAManager, EDOF, VT, Pégase, MyFormasup, Job Teaser, …)
• Gérer la confidentialité des informations et données
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et contraintes
• Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe
• Connaissances financières exigées

Compétences Comportementales

• Bonnes qualités relationnelles et humaines,
• Sens de l’écoute
• Capacité d’anticipation et d’adaptation
• Esprit d’initiative et de synthèse
• Rigueur et sens de l’organisation
• Disponibilité et réactivité

Formation : Niveau Baccalauréat

Référence de l'offre : f2hn8ts901