Gestionnaire de Formation Continue H/F

La Gazette des Communes; Montrouge; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris Cité, Montrouge (92120), recrute un gestionnaire du service Formation Continue pour prendre en charge l’ensemble des aspects administratifs d’un portefeuille de formations professionnelles (CES, DU, DIU, FQ et AFOHU).

Vous contribuerez à l’instruction des dossiers, au contrôle des inscriptions et tarifs, et soutiendrez les campagnes de contractualisation et de diffusion des plannings et attestations.

Qualifications

• Gestion administrative du portefeuille de formation et conformité à la réglementation.
• Répondre aux mails et accueillir les usagers du service FC.
• Établir les dossiers de candidature et vérifier l’inscription et le tarif.
• Utiliser les bases de données et logiciels bureautiques.
• Contribuer à la campagne de contractualisation et d’inscription.

Responsabilités

• Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue.
• Répondre à l’ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l’alias du service
• Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l’UFR - Aide à l’instruction des dossiers de candidature et de demande d’autorisation d’inscription : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d’inscription et le tarif à appliquer
• Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier.
• Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et d’inscription - Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1
• Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité
• Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d’émargement
• Aide à la réalisation des attestations de présence
• Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)
• Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d’inscription
• Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU)
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)

Connaissances

Gestion administrative

Planification / organisation

Relationnel / accueil

Anglais A2-B1

Bureautique/ Bases de données

Outils

Apogée

CanditOnline

Ametys

Nextcloud

Description du poste

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants- chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

• Offre d'emploi d'Université Paris Cité, UFR d'Odontologie Service Formation continue
• Référence de l'offre : 18854

RÉSUMÉ DU POSTE

Le/ La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d’un portefeuille de formations professionnelles, parmi lesquels : CES, DU, DIU, FQ et AFOHU.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Composante de la Faculté de Santé de l'Université Paris Cité, l'UFR d'Odontologie a donné dès son édification, à la recherche biomédicale, une place prépondérante en créant et en soutenant le développement de laboratoires au sein desquels les enseignants et les étudiants participent à des projets de recherche clinique fondamentale. L'UFR d'Odontologie est la seule UFR d'odontologie de Paris et l'une des quinze UFR d'odontologie de France.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

• Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue.
• Répondre à l’ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l’alias du service
• Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l’UFR - Aide à l’instruction des dossiers de candidature et de demande d’autorisation d’inscription : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d’inscription et le tarif à appliquer
• Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier.
• Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et d’inscription - Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1
• Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité
• Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d’émargement
• Aide à la réalisation des attestations de présence
• Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)
• Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d’inscription
• Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU)
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)

Encadrement Non

Conditions particulières d'exercice

Utilisation des logiciels Apogée, CanditOnLine (et ses interfaces), Ametys et de l'espace numérique de l'Université (Nextcloud).

• Cadre de l'offre d'emploi Catégorie B
• Personnel non enseignant (BIATSS) BAP J - Gestion et Pilotage Corps TECH RF - TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION
• Emploi-type REFERENS Technicien-ne en gestion administrative
• Localisation ou site du poste Montrouge (92120)
• Zone à Régime Restrictif Non
• Susceptible d’être vacant Oui
• Date limite de candidature : 19/09/2026
• CDD 12 mois contractuels et ouvert aux titulaires

Connaissances

• Méthodes et outils d'aide à l'orientation
• Droit de la formation
• Diversité des publics
• Techniques documentaires
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et une multiplicité des demandes (mail, accueil, téléphone)
• Savoir planifier son activité, respecter les délais et être polyvalent
• Accueillir les usagers concernées
• S'exprimer de façon claire et concise
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Utiliser les techniques de gestion administrative
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Collaborer avec les différents service internes de l’UFR

Savoir-être - Compétences comportementales

• Sens relationnel
• Capacité d'écoute
• Sens de l'organisation

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant

N/A