Gestionnaire de formation

La Gazette des Communes; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un(e) chargé(e) de formation continue pour assurer le suivi administratif des stagiaires, le calendrier et les procédures RCC/RNCP. Vous serez interface entre partenaires pédagogiques et services centraux, et veillerez au bon déroulement des formations.

Vous gérerez les devis, les financements (CPF, entreprises) et les aspects logistiques, accueil des participants, et assurerez la diffusion des documents réglementaires.

Qualifications

• S'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit.
• Maîtriser les outils bureautiques et les systèmes de gestion.
• Respecter les procédures et la réglementation applicable.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
• Travailler en équipe et respecter les délais.

Responsabilités

• Informer et orienter les stagiaires de la formation continue.
• Suivre les inscriptions administratives et les documents RCC/RNCP.
• Gérer les délibérations et la scolarité.
• Préparer les devis et le financement des formations.
• Assurer l'assistance logistique et l'accueil des stagiaires.

Connaissances

Communication écrite et orale

Organisation et gestion administrative

Travail en équipe

Rigueur et discret

Gestion des délais

Outils

Bureautique (MS Office)

Description du poste

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

, La ou le gestionnaire est chargé(e) de la formation continue assure la prise en charge d'un stagiaire de la formation continue.

Activité 1 : Conseil et orientation

• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
• Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
• Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...

Activité 2 : Gestion administrative

• Respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
• Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : numéros RNCP, CPF...
• Assurer le classement et l'archivage

Activité 3 : Gestion scolarité

• Gérer les IP, la saisie des notes
• Participer aux délibérations des formations
• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique et les gestionnaires de scolarité
• Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)

Activité 4 : Gestion financière

• Élaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, France Travail sur les plateformes dédiées
• Assurer le suivi des mises en paiement
• Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
• Collaborer à la gestion des mises en paiement avec le/la gestionnaire financier(e)

Activité 5 : Assistance logistique

• Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
• Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons, journées portes ouvertes
• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations, Les « savoirs » :
• Méthodes et outils d'aide à l'orientation
• Droit de la formation
• Diversité des publics
• Techniques documentaires
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Les « Savoir-faire »

• S'exprimer oralement et par écrit de façon claire et concise
• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir planifier son activité et respecter les délaisAccueillir les populations concernées
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
• Rédiger des documents simples d'information et de communication

Les « Savoir-faire » Comportementaux

• Avoir un esprit d'équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
• Savoir travailler dans l'urgence
• Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
• Avoir le sens du service public
• Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public
• Savoir identifier et s'adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l'université)
• Savoir être disponible et à l'écoute
• Savoir apporter des réponses personnalisées