Gestionnaire de l'offre de formation (H/F)

Université de Lille; Villeneuve-d'Ascq; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Université de Lille recherche un(e) gestionnaire de l'offre de formation pour assurer la gestion courante en relation avec la pédagogie et la scolarité, sous l'autorité hiérarchique concernée. Vous assurez l'accueil et le suivi des étudiants, la gestion administrative et pédagogique, l'élaboration des emplois du temps et le suivi des examens et des stages.

Vous publiez les dossiers et assurez des échanges avec les services.

Qualifications

• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
• Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des connaissances
• Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures)
• Organiser et alimenter les bases de données et établir des statistiques
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs au secrétariat pédagogique

Responsibilities

• Accueillir et orienter les étudiants, assurer le suivi pédagogique et administratif
• Gérer les inscriptions et les dossiers d’admission/équivalence
• Élaborer et suivre les emplois du temps en collab. avec les responsables
• Préparer les examens, soutenances et sessions de rattrapage
• Établir les relevés de notes et les procès-verbaux
• Être l’interface avec les intervenants externes et les services internes
• Préparer les réunions de rentrée et répondre aux demandes d’informations
• Assurer l’accueil, l’information et le suivi des étudiants
• Éditer certificats de scolarité et attestations de réussite
• Participer à des évènements (Portes Ouvertes, forums)

Skills

Accueil et orientation

Organisation

Rigueur

Autonomie

Travail en équipe

Education

Baccalauréat

Tools

APOGEE / Ref - formation

Pstage

Vac’Pro

Hyperplanning

Job description

MISSIONS

La.le gestionnaire de l'offre de formation effectue, sous le contrôle de la directrice adjointe de la FaSEST et de la cheffe de service scolarité dont elle.il est sous l'autorité hiérarchique, des opérations de gestion courante en relation avec la pédagogie et la scolarité.

Le périmètre d'intervention de la Faculté des Sciences Économiques, Sociales et des Territoires couvre les départements de formations qui lui sont rattachés: Économie - Management / Géographie - Aménagement - Urbanisme / Sociologie - Culture.

ACTIVITÉS

• Accueil orientation, conseils et suivi des étudiants
• Gestion administrative et pédagogique.
• Contribuer au bon déroulement de l'année universitaire en respectant et faisant appliquer le calendrier et le règlement des examens.
• Préparer l’admission des étudiants dans les formations
• Publier le dossier de candidature.
• Réceptionner et gérer les dossiers d’admission, d’équivalence.
• Préparer et gérer les convocations aux entretiens d’admission pour les filières sélectives
• Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations
• Élaborer des documents spécifiques (listes et trombinoscopes des étudiants par formation, livret d’accueil, etc.) .
• Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants
• Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants
• Élaborer et gérer les emplois du temps des formations en collaboration avec les responsables de formation
• Traiter et suivre les informations relatives aux intervenants extérieurs
• Préparer les réunions de rentrée
• Répondre aux demandes d'informations des autres services
• Assurer l’organisation des examens
• Gérer et suivre le calendrier des examens et les modalités d’évaluation.
• Préparer les examens, les soutenances et les sessions de rattrapage (planification, mise en page des sujets, liste d’émargement, etc.)
• Établir les relevés de notes et les procès-verbaux.
• Assurer la gestion des stages
• Préparer et gérer les soutenances de mémoire de stage.
• Traiter et suivre les fiches d’appréciation de stage.
• Assurer l’accueil, l’information et le suivi des étudiants
• Informer et orienter les étudiants pour toute question relative à l’organisation de la formation ou du cursus.
• Éditer des certificats de scolarité, relevés de notes ou attestations de réussites.
• Préparer et/ou participer à certains évènements: Journées Portes Ouvertes, Forums, etc.

Conditions particulières d'exercice

La fiche de poste est susceptible d'évolution suite aux besoins de service, notamment au niveau du lieu d'exercice de l'activité (sites de Cité scientifique ou Pont de Bois) .

Pics d'activités réguliers.

Profil recherché

Savoirs

• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
• Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des connaissances
• Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures)
• Organiser et alimenter les bases de données et établir des statistiques
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs au secrétariat pédagogique

Savoir-faire

• Maîtriser l’outil informatique courant: traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama, messagerie, internet, etc…
• Savoir s’adapter à des applications informatiques internes par exemple:

• logiciel spécifique lié à la pédagogie: APOGEE / Ref - formation / Pstage / e-candidat
• logiciel lié aux intervenants extérieurs: Vac’Pro
• logiciel lié à la gestion des salles: Hyperplanning

• Savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps
• Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe

Savoir-être

• Maîtriser les techniques d’accueil du public
• Faire preuve d’impartialité et de discrétion / confidentialité
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Avoir un sens du contact et de l’écoute
• Faire preuve de ponctualité
• Etre rigoureux.se, consciencieux.se
• Faire preuve de polyvalence

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Niveau bac minimum pour les agents contractuels.

Connaissance de l'offre de formation de la FaSEST.

Présentation de Université de Lille

FaSEST Campus Pont de Bois – Campus Cité Scientifique - Villeneuve d'ascq