Gestionnaire de formation

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybrid; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

La Formation continue Panthéon-Sorbonne recrute une gestionnaire pour superviser l’information et le suivi des publics souhaitant accéder à l’université par la reprise d’études. Vous travaillez sous la responsabilité du responsable administratif et du Pôle Conseil orientation validation (REVAE), avec autonomie et organisation dans un cadre réglementaire important.

Vous assurez l’accompagnement des candidats, la gestion administrative et financière des formations diplômantes ou certifiantes et le

Qualifications

• Connaissance de l’organisation universitaire et des formations continues (RNCP)
• Maîtrise des procédures de VAE et reprise d’études
• Rigueur et sens de l’organisation dans un cadre administratif et financier

Responsibilities

• Répondre aux demandes d’information par téléphone et courriel
• Suivre les dossiers de reprise d’études et orienter vers les dispositifs adaptés
• Concevoir et mettre à jour des outils de communication et des tableaux de bord
• Gérer les inscriptions et les pièces dématérialisées via FCA-Manager et E-Candidat
• Assurer un lien efficace avec les composantes et les partenaires institutionnels

Skills

Organisation et méthode

Rigueur et réactivité

Bon relationnel

Gestion de projets

Communication écrite et orale

Tools

FCA-Manager

E-Candidat

APOGEE

LimeSurvey

Job description

La Formation continue Panthéon-Sorbonne élabore depuis 1987une offre de formation professionnelle de haut niveau adaptée au profil et aux besoins de chacun. Elle couvre toutes les disciplines de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et propose, en collaboration avec les unités de formation et de recherche (UFR) de l’université des formations diplômantes, des formations courtes qualifiantes, un diplôme d’accès aux études universitaires (DAEU option lettres, équivalent du baccalauréat), une préparation aux concours interne et externe de magistrats administratifs en présentiel ou à distance.

La Formation continue Panthéon-Sorbonne vous accompagne également dans vos démarches de validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) ou des acquis personnels et professionnels (VAPP).

Le service a obtenu la certification Qualiopi en 2022 pour les actions de formation et la VAE. Cette certification a été renouvelée en 2025.

Descriptif du poste

Le FCPS en lien avec les milieux socio-économiques, les partenaires institutionnels, et les composantes de formation de l’université, élabore, met en œuvre, et gère administrativement et financièrement une offre de formation diplômante ou certifiante, à destination des publics en reprise d’études.

Le FCPS est structuré autour d’une direction et de 4 pôles thématiqueset d’un service appui à la direction du FCPS:

• le pôle conseil, orientation, validation (REVAE)
• le pôle gestion des formations
• le pôle financier
• le pôle développement qui prospecte en interne (UFR, laboratoires), en externe (entreprises, collectivités, veille sur les appels à projets) et à l’international.

Mission principale du poste

Sous la responsabilité du responsable administrative et du responsable du Pôle Conseil orientation validation (REVAE), le. la gestionnaire assure l’information et le suivi des publics souhaitant accéder à notre université par le biais d’une démarche de reprise d’études.

Supposant une connaissance des différentes étapes de mise en œuvre de la procédure à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, et du cadre réglementaire de la reprise d’études, ce poste nécessite une grande autonomie et une solide capacité d’organisation.

Niveau et nature des responsabilités essentielles:

Activités principales

Information du public

Répondre aux demandes de renseignements par téléphone

Répondre aux mails entrants: identifier les demandes de reprise d’études et réorienter le cas échéant vers d’autres dispositifs et interlocuteurs.

Contribuer, avec le personnel chargé du site de FCPS, à la mise à jour du site concernant les activités de reprise d’études.

Participer à la création des outils de communication: Capsules vidéo, vade mecum, présentations…

Gérer l’émargement des stagiaires en reprise d’études

Animer des réunions d’information

Conseil et accompagnement des candidats et des enseignants

Identifier les candidats reprise d’étude. Les conseiller et les accompagner dans le cadre de leurs démarches.

Assurer le suivi du dossier au sein de l’université.

Accompagnement des candidats

Assurer le suivi des dossiers en s’appuyant sur la procédure dématérialisée de gestion de la reprise d’études par le biais d’E-candidat.

Conseiller et accompagner les candidats dans la finalisation de leurs dossiers et le montage de leurs prises en charge.

Suivre les procédures d’inscription administrative de reprise d’études en lien avec la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.

Suivre les candidatures et les IA en concertation avec les secrétariats pédagogiques des composantes et les enseignants référents pour les demandes de reprise d’études validées au sein de leurs composantes, et en concertation avec les enseignants référents des formations de FCPS pour ce qui est des candidatures à une formation FCPS.

Renseigner FCA Manager

progiciel de gestion de la formation continuepermettant la gestion de la contractualisation

Analyse de l’activité

Contribuer au suivi des candidatures et de la reprise d’étude afin d’assurer un suivi global de l’activité.

Collecter des informations auprès des candidats par le biais de fiches d’information et exploiter les dossiers de candidature afin de fournir les données de la production d’un bilan annuel.

Interface avec l’ensemble des composantes de l’université

Concevoir des documents et des processus pour améliorer la circulation d’informations avec les différentes composantes de l’université, en tenant compte de leurs calendriers de candidatures.

Profil recherché

Savoirs généraux

Connaissance de l’organisation universitaire, des systèmes de formation continue (RNCP)

Connaissances de la réglementation Formation tout au long de la vie (FTLV) et de l’enseignement supérieur

Connaissance des dispositifs de validation d’acquis et leur évolution dans une logique de parcours

Connaissances des techniques d’élaboration de documents sur l’outil FCA-Manager, en plus des suites classiques (Office, mails, etc)

Suivre l’évolution du domaine de la formation continue et des certifications en bloc de compétence.

Connaissance de l’offre de formation de l’université

Savoir-faire opérationnels

Structurer et rédiger des documents d’information

Planifier les activités et les échéances

Concevoir des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans

Partager les données et informations pour faciliter la coordination des missions VAP, VAE et reprise d’études et le pilotage de la mission.

Proposer et concevoir des outils de gestion pour faciliter la gestion des candidatures et des demandes.

Savoir-être

Avoir un bon relationnel et savoir travailler en équipe

Avoir le sens de l’accueil et du conseil

Aisance relationnelle

Qualités rédactionnelles dans les échanges de mail et de la diplomatie dans les écrits

Rigueur, réactivité, et sens de l’organisation

Moyens utilisés (supports informatiques, logiciels, matériels ….)

Logiciels de bureautique (Word, Excel), FCA Manager,E Candidat, APOGEE, Lime Survey

Maîtrise des outils de gestion informatique