Assistant-e de formation continue

Université de Nantes; Nantes; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Université de Nantes recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative et financière des formations (DU et CU philosophie) déployées en Inspé et formation continue. Vous assurez la gestion des candidatures, l'édition de devis et de contrats, le suivi des dossiers de financement et les inscriptions via le système ScolarG, en collaboration avec les services supports.

Vous assurez l'accueil des interlocuteurs internes et externes, organisez les dossiers, participez aux réunions du réseau

Responsibilities

• Gérer la communication (mise à jour des pages WEB)
• Gérer les candidatures
• Éditer des devis et contrats FC
• Constituer des dossiers de financement
• Réaliser les inscriptions (via SCOLAR G)
• Inscriptions pour les diplômes
• Suivre les stagiaires en cours de formation (attestation de présence, convocation, attestation de fin de formation)
• Gérer les notes (via TIGRE)
• Déclarer les heures d'enseignement et gérer les dossiers de vacataires (en lien avec le service des moyens en enseignement)
• Assurer le suivi financier des paiements en lien avec le service financier de proximité
• Envoyer et traiter les enquêtes de satisfaction
• Participer à la constitution des dossiers d'habilitation de formations certifiantes
• Créer des devis, documents ou plaquettes d'information, convention de formation
• Saisir les HTD
• Apporter une information aux formateurs Inspé
• Être un support à l'organisation des formations (formulaires d'inscription, réservation de salles)
• Suivre la saisie des HTD
• Accueil, conseil du public (offre de formation, financements)
• Participer aux réunions, ateliers d'échanges du réseau formation continue de Nantes Université
• Classer les dossiers partagés sur le cloud
• Améliorer en continue les prestations de gestion administrative des formations
• Formation et/ou qualification : formation administrative, formation continue, scolarité
• Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste : minimum 1 an
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• S'exprimer de façon claire et concise
• Savoir planifier son activité et respecter les délais
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Enregistrer et classer les documents
• Accueillir et prendre des messages
• Utiliser les outils bureautiques
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Travailler en équipe
• Rédiger des rapports ou des documents
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Capacité d'écoute
• Réactivité

Job description

Participer à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées à l'Inspé et à la Formation Continue pour la gestion intégrale de 2 formations (DU et CU philosophie ) :

- gérer la communication (mise à jour des pages WEB)

- gérer les candidatures

- éditer des devis et contrats FC

- constituer des dossiers de financement

- réaliser les inscriptions (via SCOLAR G)

- inscriptions pour les diplômes

- suivre les stagiaires en cours de formation (attestation de présence, convocation, attestation de fin de formation)

- gérer les notes (via TIGRE)

- déclarer les heures d'enseignement et gérer les dossiers de vacataires (en lien avec le service des moyens en enseignement)

- assurer le suivi financier des paiements en lien avec le service financier de proximité

- envoyer et traiter les enquêtes de satisfaction

Assurer le suivi administratif en Ingénierie de formations courtes:

- participer à la constitution des dossiers d'habilitation de formations certifiantes

- créer des devis, documents ou plaquettes d'information, convention de formation

- saisir les HTD

Mettre en œuvre la formation de formateurs décidée par la direction:

- apporter une information aux formateurs Inspé

- être un support à l'organisation des formations (formulaires d'inscription, réservation de salles)

- suivre la saisie des HTD

Assurer l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers):

- accueil, conseil du public (offre de formation, financements)

- participer aux réunions, ateliers d'échanges du réseau formation continue de Nantes Université

Classer et archiver des documents de service:

- classer les dossiers partagés sur le cloud

Certification de service:

- Améliorer en continue les prestations de gestion administrative des formations

- Formation et/ou qualification : formation administrative, formation continue, scolarité

- Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste : minimum 1 an

- Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif).

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique; connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue; techniques d'élaboration de documents; techniques de communication; techniques d'accueil téléphonique et physique; culture internet

Compétences opérationnelles :

S'exprimer de façon claire et concise; savoir planifier son activité et respecter les délais; savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe; utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application); utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique; rédiger des documents simples d'information et de communication; enregistrer et classer les documents; accueillir et prendre des messages; utiliser les outils bureautiques; utiliser les logiciels spécifiques à l'activité; travailler en équipe; rédiger des rapports ou des documents

Compétences comportementales :

Sens relationnel; sens de l'organisation; capacité d'écoute; sens de l'organisation; réactivité