Gestionnaire de formation pédago-administrative H/F

Université Paris-Saclay; Gif-sur-Yvette; Híbrido; EUR 18.000 - 23.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Télétravail 2 jours/semaine

Restauration à proximité

Accompagnement au développement pro et

Descripción de la vacante

Université Paris-Saclay recrute une assistante de formation pédagogique-administrative en CDD de 6 mois, à prendre le 01/09/2026. Vous gérerez le suivi pédagogique et administratif des formations, les candidatures et les inscriptions via APOGEE, YPAREO et Apogée, et assurerez le suivi des examens et des supports sur eCampus.

Vous interviendrez au sein du Département FMC, avec 2 jours de télétravail possibles et des prestations de restauration à proximité. Poste en Île-de-France, Gif-sur-Yvette.

Formación

• Maîtrise des techniques de gestion administratives et de secrétariat.
• Anglais: compréhension écrite et orale au niveau scolaire.
• Bonne organisation et capacités rédactionnelles.

Responsabilidades

• Suivi pédagogique et administratif des actions de formation.
• Gestion des candidatures et des inscriptions (APOGEE, YPAREO, WEB).
• Édition et envoi des certificats de scolarité et dossiers des stagiaires.
• Gestion et organisation des sessions d’examen et des supports de cours sur la plateforme eCampus.
• Suivi logistique des actions de formation et archivage des dossiers.

Conocimientos

Gestion administrative

Secrétariat

Anglais (niveau scolaire)

Herramientas

APOGEE

YPAREO

eCampus

Descripción del empleo

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

CDD de 6 mois – date de prise de fonction : 01/09/2026

Activités principales pour la fonction d’assistante de formation pédagogie-administrative :

Suivi pédagogique et administratif des actions de formation

• Diffusion d’informations et communication sur les actions de formation en amont
• Production de document liés à l’action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté
• Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations
• Suivi et mise à jour des procédures liées à l’organisation administrative des actions de formation
• Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée
• Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex : salle, matériel, logiciels, documents)
• Suivi du planning des formations
• Suivi logistique des actions de formation
• Vérification de la présence des apprenants et des enseignants
• Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
• Gestion en cas d’incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel…) et suivi de la résolution des incidents
• Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC

Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires

• Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique
• Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE
• Vérification des dossiers d’inscription et relances auprès des stagiaires
• Édition et envoi des certificats de scolarité
• Gestion et organisation des sessions d’examen : convocation aux examens, préparation et impression des sujets d’examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d’anonymat
• Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement
• Demande d’édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants :
• Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
• Accueil des apprenants
• Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants
• Création et mise en place des liens pour les cours en ligne
• Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)
• Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants
• Assurer la gestion de l’évaluation et des sessions d’examens
• Gestion les résultats d’examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes

Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes

• Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents…)
• Mise à jour du tableau des formations
• Gestion ecampus : recensement des besoins à la rentrée universitaire, création des cohortes & veille tout au long de l’année selon les besoins des enseignants/apprenants Pour les inscriptions auto-financées
• Inscription et enregistrement des frais de formation sur le logiciel YPAREO
• Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée, Yparéo et WEB)
• Édition de la facture + contrat de formation professionnelle à l’agence comptable
• Édition des bordereaux de paiement et envoi à l’agence comptable
• Envoi du certificat de scolarité + contrat de formation professionnelle au stagiaire
• Archivage des dossiers

Compétences, savoirs:

• Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur
• Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé
• Maîtrise des techniques de gestion administratives et de secrétariat
• Connaissance de la diversité des publics (stagiaires, employeurs, enseignants, partenaires, équipes pédagogiques)
• Anglais : compréhension écrite et orale : niveau scolaire

Savoir-faire:

• Avoir le sens de l’organisation
• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d’information publiques
• S’exprimer de façon claire et concise, aisance rédactionnelle et orale
• Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande
• Utiliser les techniques documentaires
• Rédiger des documents simples d’information et de communication
• Se documenter auprès des professionnels pour actualiser et vérifier l’information à donner
• Utiliser des bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de documents.
• Gestion des plannings, des diverses formations (notamment des 120 DU/DIU) du Département FMC
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriels et appels téléphoniques
• Savoir respecter les plannings
• Savoir rendre compte de son activité professionnelle

Savoir-être:

• Qualité relationnelle et sens de l’accueil du public
• Rigueur et polyvalence
• Capacité d’adaptation et de travail en équipe
• Capacité de travailler en autonomie
• Être vecteur d’initiatives dans le cadre de ses attributions