Gestionnaire administratif·ve et financier·ère pour la DGDnum

Nous Recrutons; France; Hybride; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous Recrutons propose un poste de Secrétariat au sein du service administratif de la DGDNum, basé au Campus cité scientifique à Villeneuve d’Ascq. Le titulaire assure le suivi des dossiers et contribue à la gestion administrative et financière.

Contrat CDD jusqu’au 20 mars 2027 à temps plein et Catégorie C. Le poste implique des missions d’achat, de suivi des échéances, et de soutien logistique, avec accueil physique et téléphonique, gestion des agendas et interfaces avec les fournisseurs.

Qualifications

• Savoir-faire administratif et financier maîtrisé.
• Capacité à respecter les procédures et les échéances.
• Maîtrise des outils bureautiques et GED.
• Rigueur et confidentialité exigées.

Responsabilités

• Suivi administratif des dossiers et classement.
• Préparer et suivre les engagements et commandes.
• Gérer les agendas et l'accueil des interlocuteurs.
• Assurer le lien avec les fournisseurs et le service financier.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Sens du relationnel

Esprit d'équipe

Réactivité

Confidentialité

Outils

G.L.P.I

Nextcloud

Gestion Electronique des Documents (GED)

Description du poste

Secrétariat - DGDnum

Au sein du service administratif de la DGDNum et placé sous l’autorité de la cheffe de service, le/la titulaire du poste contribue à la gestion administrative et financière de la direction.

Campus cité scientifique à VILLENEUVE D’ASCQ

Durée du contrat et quotité de travail:

CDD jusqu’au 20 mars 2027 à temps plein.

Catégorie C

Missions

Il/elle assure le suivi administratif des dossiers, participe à la préparation et au suivi des opérations financières et contribue à la gestion courante du service, en appui à l’assistante en gestion administrative et financière.

Il/elle veille au respect des procédures et des échéances et contribue ainsi à la continuité et au bon fonctionnement du service administratif.

Activités

Suivi Administratif

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi
• Assurer le suivi des échéances administratives

Gestion financière

• Préparer et suivre les engagements et les commandes
• Vérifier la conformité des livraisons
• Vérifier et valider le service fait

Achats et lien avec les fournisseurs:

• Préparer les demandes d’achat
• Suivre les commandes et leur réalisation
• Assurer le suivi des pièces nécessaires au traitement des dossiers
• Assurer les échanges administratifs avec les fournisseurs

Fonctionnement courant du service

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Gérer les agendas
• Assurer le soutien logistique du service (locaux, matériels, fournitures du bureau)
• Répondre aux demandes administratives de premier niveauRechercher et transmettre les informations nécessaires
• Assurer la continuité des activités en lien avec les autres membres du service
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi

Savoirs

Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, (LibreOffice), messagerie).

Connaissances des spécifiques : G.L.P.I, Nextcloud, Gestion Electronique des Documents (GED).

Savoir-faire

• Appliquer les procédures administratives et financières
• Préparer et suivre les engagements et commandes
• Vérifier les pièces justificatives
• Vérifier les livraisons et attester le service fait
• Utiliser les outils bureautiques et les applications de gestion
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi
• Respecter les délais, les procédures et les règles de confidentialité

Savoir-être

• Rigueur, fiabilité et autonomie
• Avoir le sens du relationnel
• Avoir l’esprit d’équipe
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité

Candidature

Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.

Date limite de dépôt des candidatures: 8 octobre 2026