DGT-SFE-OB - Secrétaire-Assistant(e) H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Ministère - Ministère de l'Économie recherche un Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e) pour assurer l'accueil des visiteurs et le suivi des agendas et rendez‑vous. Le poste implique l’organisation d’événements en présentiel et à distance, l’appui aux cadres et le suivi des dossiers et des notes.

Profil recherché: autonomie, rigueur, esprit d'équipe et maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Qualifications

• Niveau requis: 4 Baccalauréat ou équivalent.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Word, Excel; SharePoint Mélodie).
• Savoir‑faire en organisation, classement et archivage.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et des visiteurs; gestion des agendas et rendez‑vous.
• Organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio/vidéo).
• Gestion des déplacements et suivi budgétaire; appui à la constitution de dossiers.

Connaissances

Accueil physique et téléphonique

Esprit d'équipe

Rigueur et organisation

Réactivité et gestion du stress

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Outlook

Word

Excel

SharePoint Mélodie

Description du poste

DGT-SFE-OB - Secrétaire-Assistant(e) H/F

Description du poste

Les secrétariats du Service du Financement de l’Économie (SFE) sont organisés selon le principe de la mutualisation. À ce titre, le (la) titulaire du poste assurera ses fonctions pour le CIRI (en binôme avec une autre assistante), le bureau FINENT2 et le PAIET.

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

• L’accueil téléphonique et des visiteurs
• La tenue des agendas, la prise et l’organisation des rendez‑vous
• L’organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences)
• L’installation des nouveaux arrivants dans le cadre du dispositif d’accueil de la direction et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs
• Le suivi des congés des collaborateurs
• La gestion des déplacements (dossiers de missions) et le suivi budgétaire
• L’appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie)
• La gestion et le suivi des notes produites, l'archivage papier et numérique des dossiers

Certaines activités ont vocation à être mutualisées par spécialisation (dépense, archivage, informatique, fournitures, etc.).

Profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) démontrant une aisance relationnelle, un fort esprit d'équipe ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs :

• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Outlook, Word, Excel
• Organisation, fonctionnement et missions de la direction
• Application collaborative de type SharePoint (Mélodie)

Savoir-faire :

• Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
• Organiser et préparer les rendez‑vous et déplacements
• Travailler en équipe
• Analyser et orienter les courriers
• Mettre en œuvre les techniques de classement et d’archivage

Savoir-être :

• Rigueur, réactivité
• Capacité d’initiative, autonomie
• Sens de la confidentialité
• Sens du relationnel, du travail en équipe
• Gestion du stress

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d’études minimum souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience minimum requis

Confirmé

Fondement juridique du recrutement

Art. L332-2 du CGFP

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

139, rue de Bercy - 75012 PARIS