Gestionnaire administratif·ve et financier·ère pour la DGDnum

University of Lille 1 Sciences and Technology; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université de Lille recrute un(e) agent administratif(ve) au sein du service administratif de la DGDNum, sous l’autorité de la cheffe de service. Vous assurez la gestion administrative et financière de la direction.

CDD jusqu’au 20 mars 2027 à temps plein, poste basé sur le campus cité scientifique à Villeneuve-d’Ascq. Vous participez au suivi des dossiers, commandes, livraisons et au bon fonctionnement du service.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques courants.
• Connaissances des G.L.P.I, Nextcloud et GED.
• Rigueur et respect des procédures, fiabilité et autonomie.

Responsabilités

• Suivi administratif des dossiers et archivage.
• Préparer et suivre les engagements et commandes.
• Vérifier les livraisons et attester le service fait.
• Répondre aux demandes et assurer le bon fonctionnement du service.

Connaissances

Rigueur et fiabilité

Autonomie

Sens du relationnel

Esprit d'équipe

Outils

G.L.P.I

Nextcloud

GED

Suite bureautique

Description du poste

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Mission

Au sein du service administratif de la DGDNum et placé sous l’autorité de la cheffe de service, le/la titulaire du poste contribue à la gestion administrative et financière de la direction.

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Mission

Au sein du service administratif de la DGDNum et placé sous l’autorité de la cheffe de service, le/la titulaire du poste contribue à la gestion administrative et financière de la direction.

Secrétariat - DGDnum

Campus cité scientifique à VILLENEUVE D’ASCQ

Durée du contrat et quotité de travail :

CDD jusqu’au 20 mars 2027 à temps plein.

Catégorie C

Missions

Il/elle assure le suivi administratif des dossiers, participe à la préparation et au suivi des opérations financières et contribue à la gestion courante du service, en appui à l’assistante en gestion administrative et financière. Il/elle veille au respect des procédures et des échéances et contribue ainsi à la continuité et au bon fonctionnement du service administratif.

Activités

Suivi Administratif

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi
• Assurer le suivi des échéances administratives

Gestion financière

• Préparer et suivre les engagements et les commandes
• Vérifier la conformité des livraisons
• Vérifier et valider le service fait

Achats Et Lien Avec Les Fournisseurs

• Préparer les demandes d’achat
• Suivre les commandes et leur réalisation
• Assurer le suivi des pièces nécessaires au traitement des dossiers
• Assurer les échanges administratifs avec les fournisseurs

Fonctionnement courant du service

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Gérer les agendas
• Assurer le soutien logistique du service (locaux, matériels, fournitures du bureau)
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau
• Rechercher et transmettre les informations nécessaires
• Assurer la continuité des activités en lien avec les autres membres du service
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi

Profil

Savoirs

Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, (LibreOffice), messagerie. Connaissances des spécifiques : G.L.P.I, Nextcloud, Gestion Electronique des Documents (GED).

Savoir-faire

• Appliquer les procédures administratives et financières
• Préparer et suivre les engagements et commandes
• Vérifier les pièces justificatives
• Vérifier les livraisons et attester le service fait
• Utiliser les outils bureautiques et les applications de gestion
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi
• Respecter les délais, les procédures et les règles de confidentialité

Savoir-être

• Rigueur, fiabilité et autonomie
• Avoir le sens du relationnel
• Avoir l’esprit d’équipe
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité

Candidature

Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels. Date limite de dépôt des candidatures : 8 octobre 2026

Référence de l'offre : 2h4mmsef7j