Assistante administrative / Assistant administratif

Grenoble; Grenoble; Hybride; EUR 27 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle santé et prévoyance

Espaces de restauration collectifs

Forfait mobilité de 75% (104,40€/mois)

Forfait Mobilités Durables (max 300 €/

Résumé du poste

La Ville de Grenoble recherche un agent pour assurer le secrétariat mutualisé du service Immobilier Municipal, avec accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, GED, suivi des délibérations et organisation des réunions.

Vous assurerez la logistique, la saisie des dossiers sur EVAS et EKSAE, et l’assistance administrative des techniciens, tout en respectant les règles de confidentialité et en travaillant en équipe.

Qualifications

• Maîtrise de l’orthographe et des techniques de rédaction
• Rechercher et diffuser des informations
• Maîtrise des outils bureautiques
• Tenir à jour des tableaux de bord

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique (entreprises, services ville et autres…)
• Enregistrement et suivi du courrier, suivi GED et suivi des parapheurs
• Distribution du courrier arrivé dans les différents services du bâtiment
• Gestion de la logistique (fournitures, clefs, tickets transport)
• Suivi du circuit de la documentation
• Gestion de dossiers spécifiques (saisie et contrôle sur EVAS et EKSAE)
• Référent mobilier
• Gestion du dossier des délibérations sur Webdelib et préparation des délibérations
• Organisation de réunions sur calendrier Outlook
• Référent suivi documentation pour la DIME
• Mise en forme des comptes rendus de chantier et diffusion
• Numérisation
• Enregistrement des documents dans les opérations
• Assistance administrative des techniciens

Connaissances

Orthographe et rédaction

Recherche et diffusion d’informations

Outils bureautiques

Tableaux de bord

Outils

EVAS

EKSAE

GED

Description du poste

Direction de l'Immobilier municipal et de l'énergie

Service Administration Générale-DIME

Référence du poste à rappeler : 9_2026_C_NP_9841

Lieu du poste de travail: Claudel: 47 avenue Marcelin Berthelot – 38100 Grenoble

Traitement de base selon la grille indiciaire liée au cadre d'emploi + IFSE (Indemnité de fonction de sujétion et d'expertise) + NBI selon le cadre statutaire

Possibilité participation employeur dès l'arrivée, sans condition d'ancienneté:

Mutuelle santé et prévoyance (contrats labellisés)

Espaces de restauration collectifs conventionnés

Forfait mobilité de 75% (dans la limite de 104,40€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo ...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables (maximum de 300 € / an)

Après 6 mois d'ancienneté:

Prime de fin d’année (proratisée au nombre de mois du contrat)

Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Au sein du service Administration Générale et sous la responsabilité de l’assistante coordination secrétariat, vous assurez le secrétariat mutualisé des services de la direction Immobilier Municipal avec 2 autres agents.

Secrétariat :

• accueil physique et téléphonique (entreprises, services ville et autres…)
• enregistrement et suivi du courrier, suivi GED et suivi des parapheurs
• distribution du courrier arrivé dans les différents services du bâtiment
• gestion de la logistique (fournitures, clefs, tickets transport,…)
• suivi du circuit de la documentation
• gestion de dossiers spécifiques qui lui sont confiés (saisie et contrôle des éléments variables sur le logiciel EVAS des RH, saisie des demandes de recrutement sur l’application «EKSAE»)
• référent mobilier
• gestion du dossier des délibérations sur Webdelib (planification des Conseils municipaux et préparation des délibérations pour les chefs de service concernés ainsi que pour la directrice / Suivi des délibérations après passage en conseil municipal / Suivi des signatures des conventions après passage en préfecture,
• organisation de réunions sur calendrier Outlook pour les chefs de service
• référent suivi documentation pour la DIME

Gestion administrative relative aux opérations de travaux :

• Mise en forme des comptes rendus de chantier et diffusion
• Numérisation
• Enregistrement des documents dans les opérations
• Assistance administrative des techniciens (mise en forme de courriers …)

Savoir-faire

maîtrise de l’orthographe, des techniques de rédaction

rechercher et diffuser des informations

maîtrise des outils bureautique

tenir à jour des tableaux de bord

Savoir-être

travailler en équipe

faire preuve diplomate

faire preuve d’initiatives

être autonome et rigoureux

devoir de réserve et discrétion

Connaissances/technicités attendues

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire:

• Cycle de 35h35 ou 36h35 pour toutes les catégories
• Cycle de 38h05 pour les catégories A ou B exerçant des fonctions de catégorie A de chef-fe de service
• Semaine sur 4,5 ou 5 jours ou 9 jours sur 2 semaines
• Congés annuels: 25 jours + possibilité de RTT selon le cycle choisi
• Télétravail, selon l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an

Avantages employeurs:

Possibilité de congés familiaux, d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux (dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses), sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec: Linda OUADI, responsable secrétariat - 0476763280 .

Date de jury prévue: Octobre / Novembre

Prise de poste estimée: dès que possible