Assistante de direction (H/F)

CENTRE HOSPITALIER SPECIALISE DE LA SAVO; Bassens; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration

Primes

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Specialisé de La Savo recherche un(e) employé(e) administratif(ve) en CDI pour assurer les activités de secrétariat et le traitement des communications liées au service financier.

Vous gérerez l'accueil, le courrier, les appels, l'agenda et contribuerez à l préparation des réunions et à la rédaction des documents administratifs, tout en veillant à la rigueur et à la précision requises par le secteur public.

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans en milieu hospitalier indispensable.
• Bac ou équivalent indispensable.
• Maîtrise de l'outil informatique indispensable.
• Planification des tâches et gestion des priorités indispensable.
• Rigueur et précision exigées.

Responsabilités

• Accueil du public et gestion du courrier et archivage.
• Gestion de l'agenda du Directeur des Affaires Financières et Économiques.
• Organisation de réunions et prise de rendez-vous.
• Réalisation de comptes rendus et transmission des notes de service.
• Gestion des commandes et du matériel bureautique.
• Suivi des marchés et mandatement des dépenses.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique

Planification des tâches et gestion

Rigueur et précision

Formation

Baccalauréat ou équivalent

Description du poste

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents, communications téléphoniques, courriers papier, courriers électroniques, liées au service ou suivi des dossiers.Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,...).- Service de rattachement : Direction des Affaires Financières et EconomiquesACTIVITES PRINCIPALES1/ SECRETARIATAccueil du public ;Gestion et traitement du courrier papier : enregistrement, répartition, archivage et dématérialisation de l'archivage ;Gestion et traitement du courrier électronique : enregistrement, répartition, archivage ;Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages ;Gestion de l'agenda du Directeur des Affaires Financières et Économiques ;Prise de rendez-vous et organisation des réunions ;Élaboration et transmission des décisions, délibérations, avis, notes de service et d'information ;Gestion du stock de fournitures de bureau et de papier pour la DAFE ;Gestion des plannings de réservation (vidéoprojecteur et salle de réunion) ;Centralisation et mise en page du rapport d'activité et de gestion ;Rédaction des comptes-rendus de réunion ;Classement et archivage des dossiers de la DAFE ;Suivi de l'interprétariat et du Réseau ADO ;Gestion de MONEWEB en binôme avec le gestionnaire achat ;Renommer les factures dans la GEF en l'absence du gestionnaire achat (transfert de service si erreur) ;Gestion des bons Octopus relevant de la DAFE :o Gestion des timbres pour les services extérieurso Gestion des cartes et tickets de buso Gestion des commandes de lits et matelas en l'absence de la gestionnaire2/ SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIERSuivi des conventions de location du site de la Livettaz ;Saisie des annexes CNSA pour les budgets annexes au mois de juin3/ LIQUIDATIONTraitement des factures du service financier et de la direction des ressources humaines ;Liquidation des factures de timbres, cartes et tickets de bus ;4/ MANDATEMENTMandatement hebdomadaire des dépenses sur la base de la requête BOContrôle de la présence et de la cohérence des pièces justificatives jointes aux mandats ;Traitement de la paie en binôme avec l'Adjoint des cadres des Finances ;5/ SUIVI DES MARCHÉS (en lien avec les services gestionnaires et la cellule achat du GHT)Rédaction des pièces administratives (RC, CCAP/CCP, AE) pour les marchés (travaux, fournitures et services) inférieurs au seuil de délégation du GHT sur Marcoweb ;Rédaction des avenants au marché, contrôle du suivi des reconductions en lien avec l'AAH ;Réception, recensement, archivage et information des directions fonctionnelles des pièces de marchés (groupements de commande, marchés GHT,.)Suivi régulier des marchés ;6/ REGISSEURMission de régisseur principal ;Avances pour les transferts, remboursements, achats divers sur internet ,. ;Ecritures comptables en lien avec la Trésorerie ;Gestion carte bleue, chéquier, espèces7/ FOURNITURES DE BUREAUGestion des commandes ;Gestion des réceptions;Suivi du SAV ;Gestion des liquidations.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Restauration
• Primes
• en lien avec la grille de rémunération de la fonction publique

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - En milieu hospitalier Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Cette formation est indispensable

Compétences

• Maitrise de l'outil informatique Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières