Gestionnaire administratif H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Job summary

Université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif pour l’Institut de Droit et d’Économie des Affaires (IDEA) afin d’assurer l’accueil, l’information et l’orientation du public, ainsi que la gestion administrative des formations initiales et continues.

Le poste comprend la gestion des dossiers de formation, le suivi des attestations, le financement et la facturation, ainsi que la supervision de l’emploi du temps et des activités liées à la scolarité des Masters.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et dans l'enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils informatiques de scolarité et de gestion.
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés internes et externes.

Responsibilities

• Accueil, information et orientation du public.
• Gestion administrative et de scolarité des participants en formation initiale et continue.
• Établissement et suivi des conventions de formation professionnelle de l’IDEA.
• Suivi des feuilles d’émargement et justificatifs de la Formation Continue.
• Édition des attestations de fin de formation et certificats de réalisation.
• Suivi du financement des auditeurs et de la facturation des conventions.
• Gestion des emplois du temps de la Formation Continue (planning, salles, convocations).
• Suivi des dossiers d’inscription en Master et scolarité des masters.

Skills

Organisation

Rigueur

Aptitude rédactionnelle

Esprit d'équipe

Relation client

Communication

Education

Baccalauréat

Tools

Suite bureautique

Job description

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif au sein de l'Institut de Droit et d’Économie des Affaires de la Faculté de Droit.

Missions principales :

Accueil, information et orientation du public. Gestion administrative et gestion de scolarité de participants relevant du statut de la formation initiale et de la formation continue

Secrétariat:

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par mail de l’IDEA

Gestion administrative des dossiers de formation initiale et de formation continue:

• Assurer l’établissement et le suivi des conventions de formation professionnelle de l’IDEA
• Gérer les feuilles d’émargement et les justificatifs divers de la Formation Continue
• Établir un suivi d’assiduité des participants en formation continue (attestation de présence mensuelle,)
• Assurer le suivi des attestations de présence mensuelle des formations en alternance
• Éditer les attestations de fin de formation et certificat de réalisation (FA et FC)
• Assurer le suivi de financement des auditeurs en FC (CPF,transition Pro,…)
• Assurer le suivi de la facturation des conventions professionnellesde l’IDEA
• Gérer les emplois du temps de la Formation Continue (planning, réservation de salle, convocations, examens,etc…).

Gestion des dossiers d’inscription en première et deuxième année de Master:

• Master 1 et 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale

Gestion de la scolarité des masters:

• Master 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale
• Master 2 droit des affaires et fiscalité/DJCE -FC
• Master 2 droit social et relations du travail-FC

Gestion de la promotion de l’alternance:

• Recenser les preuves demandées pour répondre aux différentes démarches qualité initiées par l’établissement,

Assurer le suivi des alternants de l’ensemble des étudiants de l’IDEA sur la plateforme StudeA:

• Gestion courante des livrets (relance des questionnaires et visite en entreprise auprès des tuteurs pédagogiques et étudiants,…).

Savoir- faire :

• Écrire un français parfait et sans faute, capacité d’expression orale
• Compétences organisationnelles et rigueur,
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant en temps réel à l'hétérogénéité des demandes,
• Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
• Une certaine polyvalence est requise afin d’assurer la continuité de service en cas d’absence d’un collègue

Savoir-être :

• Qualités relationnelles,
• Aptitude rédactionnelle,
• Sens du service public et de la relation client,
• Capacité d'écoute,
• Esprit d'équipe,
• Réactivité et adaptabilité.

Diplôme(s) souhaité(s) : Bac

Expérience souhaitée : Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche

Connaissance et outils :

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
• Connaissance globale de l'offre de formation de la faculté de droit,
• Maîtrise des outils informatiques inhérents à la scolarité et à la gestion.

Conditions particulière d'exercice :

• Présence aux évènements ayant lieu parfois le soir dans le cadre des manifestations de l’IDEA.

Service recruteur :

Faculté de Droit - IDEA

Localisation du poste :

18 rue Chevreul 69007 Lyon

Date de prise de poste

dès que possible

Temps de travail hebdomadaire :

37h05

Contrat et durée :

12 mois renouvelable

Filière / Grade :

Catégorie C

Rémunération mensuelle brute :

1994€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%
• Télétravail jusqu’à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
• Forfait mobilité durable

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation