Gestionnaire administratif et financier H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Hybrid; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail 2,5 jours/semaine

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Participation transport en commun

Complémentaire santé

Activités sportives et culturelles

Job summary

Université Jean Moulin Lyon 3 recherche un agent administratif et financier en CDD de 12 mois pour assurer la gestion administrative et budgétaire du service achats et immobilisations. Vous accueillez les usagers, soutenez la gestion des marchés transversaux et participez aux opérations logistiques et à l’inventaire.

Le poste exige une expérience d’au moins un an, une maîtrise des outils SIFAC+, BO et Excel, et une rigueur dans le respect des règles publiques.

Qualifications

• Expérience minimale d'un an en gestion financière et achats publics
• Maîtrise des outils SIFAC+, BO et Excel
• Connaissance des règles des finances publiques et de la comptabilité de l'État
• Capacité à travailler en équipe et autonomie

Responsibilities

• Rédiger et diffuser les documents du service (courriers, notes, rapports)
• Organiser classement et archivage des dossiers administratifs et financiers
• Suivre les conventions de dons et donations de biens mobiliers
• Informer les services sur les procédures d'achat et les marchés transversaux
• Contribuer à l'élaboration et au suivi du budget
• Saisir les demandes d'achat dans SIFAC+ et suivre les commandes
• Accueil des usagers, fournisseurs et partenaires
• Suivre les stocks et les marchés transversaux (fournitures, hygiène, etc.)
• Participer aux opérations logistiques et à l'inventaire des biens mobiliers
• Connaissances en finances publiques, comptabilité et fonctionnement des établissements d'enseignement

Job description

Au sein de la Centrale des Achats et des Immobilisations, vous assurez la gestion administrative et financière du service, en veillant au respect des procédures internes, de la réglementation de la commande publique et des règles budgétaires et comptables de l'établissement. Vous accueillez les usagers, soutenez la gestion des marchés transversaux et participez aux opérations logistiques et à l'inventaire.

Vos principales responsabilités

Gestion administrative et documentaire

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents du service : courriers, notes, rapports, certificats administratifs, comptes rendus, tableaux de suivi

• Organiser le classement, la gestion documentaire et l'archivage des dossiers administratifs et financiers selon les règles de conservation

• Assurer le suivi administratif des conventions de dons et donations de biens mobiliers : préparation des dossiers, contrôle des pièces, coordination avec les services concernés, archivage

• Informer les services de l'université sur les procédures d'achat et les marchés transversaux

Gestion budgétaire et financière

• Contribuer, avec le responsable du service, à l'élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs

• Suivre l'exécution budgétaire : contrôle des crédits disponibles, suivi des engagements et des consommations, tableaux de bord et indicateurs de pilotage

• Saisir les demandes d'achat dans SIFAC+

• Suivre les commandes jusqu'à leur clôture : contrôle des livraisons, service fait dans SIFAC+, traitement des anomalies et des litiges de facturation avec les fournisseurs, les services prescripteurs et les services financiers

Accueil des usagers

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, les personnels, les fournisseurs et les partenaires, par téléphone, courriel ou en présentiel

Soutien aux marchés transversaux et à la logistique

• Appuyer la gestion administrative et le suivi des marchés transversaux (papier, fournitures de bureau, denrées alimentaires, produits d'hygiène, objets publicitaires, autres marchés mutualisés)

• Gérer les commandes et piloter les stocks des produits d'hygiène corporelle destinés aux sites de l'université

• Gérer les commandes, les approvisionnements et les stocks des dispositifs de lutte contre la précarité menstruelle

• Participer aux opérations de logistique du service et apporter un soutien ponctuel aux campagnes d'inventaire physique des biens mobiliers

Connaissances

• Règles des finances publiques (règles budgétaires de l'État)

• Techniques et règles de la comptabilité générale et de la comptabilité de l'État et de ses établissements

• Fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques de gestion financière : SIFAC+, BO, Excel, applications internes

• Application rigoureuse de la réglementation, des procédures et des délais

• Aisance dans la communication écrite et orale (courriel, téléphone)

Qualités attendues

• Autonomie, discernement et sens de l'initiative

• Adaptabilité et polyvalence

• Aisance relationnelle et maîtrise de soi

• Rigueur, réactivité et sens de l'organisation

• Capacité à travailler en équipe

• Conditions particulières : le poste comporte de la manutention mécanisée et du port de charges.

Expérience souhaitée : 1 an minimum

Service recruteur : Direction des affaires financière et des achats

Date de prise de poste : Au plus tôt

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute :

Si contractuel : 1954€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation