Gestionnaire de scolarité et adjoint à la responsable de service H/F

Université Jean Moulin (Lyon III)

Lyon

Sur place

EUR 20 000 - 24 000

Plein temps

Il y a 37 heures

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Avantages offerts par ce poste

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Télétravail jusqu’à 2,5 jours/semaine

Résumé du poste

L’Université Jean Moulin Lyon 3 recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative pour l’iaelyon School of Management. Vous assurez le suivi des plannings, des cours et des examens, la gestion des documents statistiques et le support opérationnel des gestionnaires.

CDD 12 mois renouvelable ou poste en alternance selon besoins, à Lyon. Rémunération brute mensuelle proche de 1954€ selon statut, avec primes éventuelles et avantages. Télétravail partiel possible après 6 mois.

Qualifications

Diplôme souhaité : Bac
Expérience en gestion administrative et suivi pédagogique
Connaissance des procédures d’enseignement supérieur et de la scolarité

Responsabilités

Gérer les plannings, les cours et les examens et réserver le matériel nécessaire
Assurer le suivi administratif et la saisie des heures d’enseignement
Contribuer au recrutement et à l’inscription pédagogique des étudiants
Organiser et alimenter les bases de données et les documents statistiques
Accompagner les gestionnaires et former sur les logiciels de scolarité
Participer aux réunions et à l’audit qualité (Qualicert, AACSB, etc.)

Connaissances

Bureautique

Gestion administrative

Organisation

Communication écrite/orale

Planification

Formation

Baccalauréat

Outils

Scollins

Scop

e-candidat

MonMaster

Description du poste

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Fondé en 1956, l’iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3. Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Mission

Environnement Et Missions Principales

Être l'interface entre le Responsable pédagogique, les différents intervenants et les étudiants.
Élaborer et assurer le suivi des plannings, des cours et des examens, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements.
Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence dans le cadre de l’Alternance et de la Formation Continue et participer à la contractualisation des étudiants.
Saisir et contrôler les heures d'enseignement sur l’applicatif spécifique.
Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de candidatures et au recrutement des futurs étudiants jusqu’à l’inscription pédagogique.
Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes.

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données nécessaires à l’activité de l’école, saisir les éléments pour l’établissement des documents statistiques.

Participer aux actions d’archivage du service.

Accompagnement Et Soutien Opérationnel Aux Gestionnaires

Guider et conseiller l'équipe au quotidien dans l'exécution des tâches.
Répondre aux sollicitations relatives aux procédures de scolarité.
Assurer la formation et l'assistance des gestionnaires sur les différents logiciels de scolarité.

Missions Transverses Et Reporting

Participer aux groupes de travail de la structure en concertation avec la responsable du service.
Identifier et faire remonter à la responsable de service les besoins de formation de l'équipe.
Alerter la responsable de service sur les dysfonctionnements organisationnels ou les difficultés relationnelles au sein du service.

Activités Associées

Accueillir, informer et orienter les usagers.

Soutien Logistique Et Communication

Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs.
Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques.
Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école.
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

Profil

Compétences Professionnelles

Savoir- faire

Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
Maîtrise des logiciels spécifiques de scolarité Scollins, Scop et des plateformes de candidatures e-candidat et MonMaster.
Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
Appliquer les normes, procédures et règles.
Savoir planifier et respecter des délais.

Savoir-être

Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
Travail en équipe : savoir travailler avec des partenaires différents : responsables de programmes, intervenants nationaux et internationaux, enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées.
Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
Organisation et rigueur.
Fiabilité.

Diplôme souhaité (s) : Bac

Expérience souhaitée : Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Connaissance Et Outils

Connaissance du système de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
Techniques d'élaboration de documents.
Culture internet.
Techniques de communication.
Techniques d'accueil téléphonique et physique.

Date de prise de poste : Le plus tôt possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : Si titulaire : selon statut

Si contractuel : 1954€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

51 jours ouvrés de congés par an
Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois

d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et

évolution professionnelle.

Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
Participation de l’établissement à la complémentaire santé
Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel