Gestionnaire administratif et financier H/F

Université Jean Moulin (Lyon III); Lyon; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Télétravail partiel possible après 6mo

Complémentaire santé

Chèques vacances

Job summary

Université Jean Moulin Lyon 3 recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative et financière au sein de la Centrale des Achats et des Immobilisations. Vous assurerez le suivi des procédures d買achat, soutiendrez les marchés transversaux et coordonnerez les opérations logistiques, en veillant au respect des règles budgétaires et comptables.

Le poste requiert rigueur, autonomie et sens de l’organisation, avec accueil des usagers et collaboration avec les services internes.

Qualifications

• Règles des finances publiques et comptabilité générale
• Connaissances du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche
• Maîtrise des outils SIFAC+, BO et Excel
• Aisance écrite et orale (courriel/téléphone)

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative et financière du service.
• Gérer les marchés transversaux et les stocks.
• Préparer le budget et suivre son exécution.
• Informer les services sur les procédures d'achat.
• Accueillir les usagers et soutenir les marchés transversaux et la logistique.

Skills

Aisance relationnelle

Rigueur

Sens de l'organisation

Travail en équipe

Autonomie

Tools

SIFAC+

BO

Excel

Applications internes

Job description

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

L'institut d'Etudes Judiciaires de Lyon, composante de la Faculté de Droit, fait partie des plus importants Instituts en France. Il comprend près de 800 étudiants qui sont formés pour devenir les avocats, magistrats, policiers, gendarmes de demain. La formation continue des praticiens constitue aussi l'une des missions essentielles de l'IEJ.

Mission

Au sein de la Centrale des Achats et des Immobilisations, vous assurez la gestion administrative et financière du service, en veillant au respect des procédures internes, de la réglementation de la commande publique et des règles budgétaires et comptables de l'établissement. Vous accueillez les usagers, soutenez la gestion des marchés transversaux et participez aux opérations logistiques et à l'inventaire.

Gestion administrative et documentaire

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents du service : courriers, notes, rapports, certificats administratifs, comptes rendus, tableaux de suivi
• Organiser le classement, la gestion documentaire et l'archivage des dossiers administratifs et financiers selon les règles de conservation
• Assurer le suivi administratif des conventions de dons et donations de biens mobiliers : préparation des dossiers, contrôle des pièces, coordination avec les services concernés, archivage
• Informer les services de l'université sur les procédures d'achat et les marchés transversaux

Gestion budgétaire et financière

• Contribuer, avec le responsable du service, à l'élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs
• Suivre l'exécution budgétaire : contrôle des crédits disponibles, suivi des engagements et des consommations, tableaux de bord et indicateurs de pilotage
• Saisir les demandes d'achat dans SIFAC+
• Suivre les commandes jusqu'à leur clôture : contrôle des livraisons, service fait dans SIFAC+, traitement des anomalies et des litiges de facturation avec les fournisseurs, les services prescripteurs et les services financiers

Accueil des usagers

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, les personnels, les fournisseurs et les partenaires, par téléphone, courriel ou en présentiel

Soutien aux marchés transversaux et à la logistique

• Appuyer la gestion administrative et le suivi des marchés transversaux (papier, fournitures de bureau, denrées alimentaires, produits d'hygiène, objets publicitaires, autres marchés mutualisés)
• Gérer les commandes et piloter les stocks des produits d'hygiène corporelle destinés aux sites de l'université
• Gérer les commandes, les approvisionnements et les stocks des dispositifs de lutte contre la précarité menstruelle
• Participer aux opérations de logistique du service et apporter un soutien ponctuel aux campagnes d'inventaire physique des biens mobiliers

Profil

Connaissances

• Règles des finances publiques (règles budgétaires de l'État)
• Techniques et règles de la comptabilité générale et de la comptabilité de l'État et de ses établissements
• Fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques de gestion financière : SIFAC+, BO, Excel, applications internes
• Application rigoureuse de la réglementation, des procédures et des délais
• Aisance dans la communication écrite et orale (courriel, téléphone)

Qualités attendues

• Autonomie, discernement et sens de l'initiative
• Adaptabilité et polyvalence
• Aisance relationnelle et maîtrise de soi
• Rigueur, réactivité et sens de l'organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Conditions particulières : le poste comporte de la manutention mécanisée et du port de charges.

Expérience souhaitée : 1 an minimum

Service recruteur : Direction des affaires financière et des achats

Date de prise de poste

Au plus tôt

Temps de travail hebdomadaire :

37h05

Contrat et durée :

CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade :

Catégorie C

Rémunération Mensuelle Brute

Si contractuel : 1954€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois

d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.

• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel

• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Référence de l'offre : hmfr19mykg