Gestionnaire administratif H/F

Université Jean Moulin (Lyon III); Lyon; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés annuels importants

Télétravail partiel possible

Transport public remboursé

Complémentaire santé

Job summary

Université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif pour l’Institut IDEA au sein de la Faculté de Droit. Vous assurez l’accueil, l’information et l’orientation du public, ainsi que la gestion administrative et de scolarité des formations initiales et continues.

Vous établissez les conventions, suivez les documents de formation et coordonnez les procédures liées aux attestations et à la facturation, dans un contexte universitaire exigeant et en lien avec les partenaires

Qualifications

• Expérience en gestion administrative souhaitée dans l’enseignement ou le secteur public.
• Aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés internes et externes.
• Maîtrise des outils informatiques et des procédures liées à la scolarité et à la formation.

Responsibilities

• Accueil, information et orientation du public.
• Gestion administrative et gestion de scolarité des participants en formation initiale et continue.
• Établir et suivre les conventions de formation et les feuilles d’émargement.

Skills

Rigueur administrative

Organisation

Relationnel & communication

Education

Baccalauréat

Tools

Logiciels de scolarité et bureautique

Job description

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du DUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

L’Institut de Droit et d’Économie des Affaires (IDEA) a été fondé en 1980 par le Professeur Joanna Schmidt dans le cadre de la Faculté de Droit de l’Université Jean Moulin Lyon 3. Il a été dirigé par le Professeur Blanche Sousi, Franck Marmoz et aujourd’hui le Professeur Nicolas Borga.

Structure très réactive aux besoins du marché de l’emploi et aux évolutions de la vie des affaires, l’Idea construit ses différentes offres de formation en concertation avec les milieux professionnels : cabinets d’avocats, banques, juridictions, collectivités territoriales, établissements publics, mais aussi Banque de France, institutions européennes, ordres et organismes professionnels. L’Institut entretient des liens privilégiés avec l’Association des Avocats Conseils d’Entreprises (ACE), la Fédération Nationale pour le Droit de l’Entreprise (FNDE), l’Association Nationale des Juristes de Banque (ANJB), le MEDEF Rhône Alpes, l’Association Française des Juristes d’Entreprise (AFJE), Lyon Place Financière et Tertiaire (LPFT), l’Association Nationale des DRH (ANDRH) et de nombreux autres partenaires.

Véritable Ecole du Droit de l’entreprise au sein de l’Université, l’IDEA forme ses étudiants et auditeurs aux différentes techniques juridiques, financières et économiques du droit privé et du droit public des affaires.

Mission

Contexte

Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif au sein de l'Institut de Droit et d’Économie des Affaires de la Faculté de Droit.

Missions Principales

Accueil, information et orientation du public. Gestion administrative et gestion de scolarité de participants relevant du statut de la formation initiale et de la formation continue

Secrétariat

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par mail de l’IDEA

Gestion administrative des dossiers de formation initiale et de formation continue :

• Assurer l’établissement et le suivi des conventions de formation professionnelle de l’IDEA
• Gérer les feuilles d’émargement et les justificatifs divers de la Formation Continue
• Établir un suivi d’assiduité des participants en formation continue (attestation de présence mensuelle,)
• Assurer le suivi des attestations de présence mensuelle des formations en alternance
• Éditer les attestations de fin de formation et certificat de réalisation (FA et FC)
• Assurer le suivi de financement des auditeurs en FC (CPF,transition Pro,…)
• Assurer le suivi de la facturation des conventions professionnelles de l’IDEA
• Gérer les emplois du temps de la Formation Continue (planning, réservation de salle, convocations, examens,etc…)

Gestion des dossiers d’inscription en première et deuxième année de Master :

• Master 1 et 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale

Gestion De La Scolarité Des Masters

• Master 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale
• Master 2 droit des affaires et fiscalité/DJCE -FC
• Master 2 droit social et relations du travail-FC

Gestion De La Promotion De L’alternance

• Recenser les preuves demandées pour répondre aux différentes démarches qualité initiées par l’établissement,

Assurer le suivi des alternants de l’ensemble des étudiants de l’IDEA sur la plateforme StudeA :

• Gestion courante des livrets (relance des questionnaires et visite en entreprise auprès des tuteurs pédagogiques et étudiants,…).

Profil

Savoir- Faire

• Écrire un français parfait et sans faute, capacité d’expression orale
• Compétences organisationnelles et rigueur,
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant en temps réel à l'hétérogénéité des demandes,
• Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
• Une certaine polyvalence est requise afin d’assurer la continuité de service en cas d’absence d’un collègue

Savoir-être

• Qualités relationnelles,
• Aptitude rédactionnelle,
• Sens du service public et de la relation client,
• Capacité d'écoute,
• Esprit d'équipe,
• Réactivité et adaptabilité.

Diplôme(s) souhaité(s) : Bac

Expérience souhaitée : Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche

Connaissance Et Outils

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
• Connaissance globale de l'offre de formation de la faculté de droit,
• Maîtrise des outils informatiques inhérents à la scolarité et à la gestion.

Conditions Particulière D'exercice

• Présence aux évènements ayant lieu parfois le soir dans le cadre des manifestations de l’IDEA.

Service recruteur :

Faculté de Droit - IDEA

Localisation du poste :

18 rue Chevreul 69007 Lyon

Date de prise de poste

dès que possible

Temps de travail hebdomadaire

37h05

Contrat et durée

12 mois renouvelable

Filière / Grade

Catégorie C

Rémunération mensuelle brute

1994€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%
• Télétravail jusqu’à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé

• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).

• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
• Forfait mobilité durable

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

Référence de l'offre : hl074dlsqf