Executive & Personal Assistant

Trainsweateat; France; Hybride; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Trainsweateat recherche un(e) Executive & Personal Assistant pour accompagner la Direction à Biot (Alpes-Maritimes) avec mobilité fréquente. Vous gérerez agendas, voyages et préparation de réunions, tout en filtrant les priorités et en assurant une communication fluide.

Le candidat idéal possède au moins 5 ans d’expérience en assistance de direction, maîtrise les outils Google Workspace, Notion et Slack, et parle anglais professionnel. Poste en CDI à temps plein, basé dans les Alpes‑Maritimes.

Qualifications

• 5 ans d’expérience minimum en tant qu’assistant de direction ou personnel
• Maîtrise des outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack)
• Capacité à gérer des agendas complexes et des déplacements
• Discrétion et confidentialité absolues
• Anglais professionnel maîtrisé

Responsabilités

• Gérer des agendas complexes, planifier les rendez-vous et déplacements
• Organiser les déplacements professionnels (transports, hébergements, logistique)
• Préparer les réunions clés: ordre du jour, documents de support
• Coordonner plusieurs priorités et projets avec flexibilité
• Relayer les demandes internes et externes et prioriser les échanges
• Rédiger et relire des documents écrits (emails, présentations, comptes rendus)
• Piloter des tâches quotidiennes (factures, prestataires, fournitures)
• Soutien de confiance avec confidentialité

Connaissances

Gestion d'agenda

Organisation

Confidentialité

Anglais professionnel

Autonomie

Outils bureautiques

Google Workspace

Notion

Slack

Outils

Google Workspace

Notion

Slack

Description du poste

L'équipe Trainsweateat est à la recherche d'un(e) Executive & Personal Assistant.

Véritable partenaire de confiance, vous prenez en charge la gestion globale — professionnelle et privée — de la Direction. Autonome et réactif/ve, vous orchestrez le quotidien, anticipez les besoins et veillez à l'efficacité de chaque journée.

Le poste est basé dans les Alpes-Maritimes et nécessite une grande mobilité pour accompagner la Direction dans ses déplacements fréquents.

Vos principales missions seront les suivantes :

- Gérer des agendas complexes, planifier les rendez-vous et réunions (professionnels et personnels), anticiper les déplacements et ajuster selon les priorités

- Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, logistique sur place) avec rigueur et réactivité

- Préparer les réunions clés : coordination logistique, ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire

- Coordonner plusieurs priorités et projets, sans en compromettre la qualité, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité face aux changements de dernière minute et aux urgences

- Relayer les demandes internes et externes, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges

- Gérer la communication écrite : rédaction, mise en forme et relecture de documents (emails, présentations, comptes rendus, etc.)

- Piloter certaines tâches de gestion quotidienne, tant sur le plan professionnel (factures, prestataires, fournitures, etc.) que personnel (planning, logistique, services)

- Être un soutien de confiance, capable de garder la tête froide face à l’imprévu, tout en garantissant une stricte confidentialité.

Vous pourriez être le prochain membre de notre équipe si :

Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou personnel(le), idéalement dans un environnement dynamique

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)

Vous faites preuve d’un sens de l’organisation hors pair et savez gérer les urgences et les imprévus avec calme et efficacité

Vous avez un sens aigu de la confidentialité, êtes rigoureux(se) ultra-discret(e) et digne de confiance

Vous savez travailler dans l’ombre tout en jouant un rôle clé dans la fluidité de l’organisation

Vous possédez une excellente capacité de communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral

Vous êtes proactif(ve), autonome et toujours à l’écoute des besoins, même non exprimés

Vous maîtrisez l’anglais professionnel

Vous résidez dans les Alpes-Maritimes (06) ou souhaitez vous y installer

Détails du poste :

• Typedecontrat:CDIàtempsplein
• Datededémarrage:dèsquepossible
• Lieu: Biot (Alpes-Maritimes) avec déplacements fréquents