Executive Assistant to Director, LNG Assets & BD

TotalEnergies Group; France; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

TotalEnergies Gaz & Electricité Holdings recherche un(e) Assistant(e) pour optimiser l’agenda du Directeur Assets & Business Development et soutenir l’organisation administrative et logistique des activités.

Vous assurerez le pilotage des réunions, la gestion des documents sensibles et l’onboarding/offboarding des collaborateurs, tout en veillant à la conformité des coûts et à une communication efficace en anglais.

Qualifications

• Diplôme supérieur Bac+2/3 et expérience d’au moins 3 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à adopter de nouveaux outils.
• Évoluer dans des environnements dynamiques et changeants.
• Expertise en gestion budgétaire : suivi des coûts et optimisation des ressources.
• Expérience confirmée dans la préparation et le pilotage d’événements internes et externes.
• Maîtrise de l’anglais (écrit, lu et parlé).

Responsabilités

• Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda complexe du Directeur Assets & Business Development : organisation des réunions, rendez-vous et déplacements professionnels.
• Organiser des réunions : planification, réservation des salles, supports, comptes rendus.
• Gérer les informations et documents confidentiels : classement, archivage et administration des espaces collaboratifs.
• Pilotier l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs, stagiaires et prestataires : gestion des accès, badges et équipements.
• Organiser les déplacements professionnels complexes, les visas, les notes de frais et incidents de voyage.
• Assurer les activités d'office management : fournitures, maintenance et tâches administratives.
• Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes : besoins, logistique, budget et prestations.
• Suivi administratif et comptable : commandes sous SAP, suivi des fournisseurs et demandes d'achats.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Organisation et logistique

Communication professionnelle

Anglais courant

Formation

Bac+2/3

Outils

SAP

SharePoint

Description du poste

TotalEnergies Gaz & Electricité Holdings recherche un(e) Assistant(e) pour optimiser l’agenda du Directeur Assets & Business Development et soutenir l’organisation administrative et logistique des activités.

Vous assurerez le pilotage des réunions, la gestion des documents sensibles et l’onboarding/offboarding des collaborateurs, tout en veillant à la conformité des coûts et à une communication efficace en anglais.