Assistant(e) d'équipe H/F

TotalEnergies Group; France; Hybride; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

TotalEnergies Gaz & Électricité Holdings recherche un(e) Assistant(e) expérimenté(e) pour soutenir le Directeur Assets & Business Development. Vous gérerez un agenda complexe, organiserez des réunions, préparerez des supports, et garantirez le bon fonctionnement administratif et budgétaire.

Vous piloterez l onboarding/offboarding, organiserez les déplacements, et contribuerez à des projets d'infrastructures &d de développement. Anglais requis et expérience en environnement international.

Qualifications

• Diplômé(e) du supérieur avec un Bac+2/3 et au moins 3 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à appréhender rapidement de nouveaux outils.
• Aimer évoluer dans des environnements dynamiques et changeants.
• Expérience en gestion budgétaire et optimisation des ressources.
• Expérience confirmée en préparation et pilotage d'événements internes et externes.
• Maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit.

Responsabilités

• Gérer et optimiser l'agenda complexe du Directeur Assets & Business Development; organiser réunions et déplacements.
• Planifier réunions, préparer supports et comptes rendus.
• Gérer informations et documents confidentiels (SharePoint).
• Piloter onboarding et offboarding des collaborateurs, stagiaires et prestataires.
• Organiser les déplacements professionnels et visas; gestion notes de frais.
• Office management et gestion des fournitures.
• Organiser les événements internes et externes; suivi budgétaire.
• Suivi administratif et comptable: commandes SAP, suivi fournisseurs.

Connaissances

Gestion agenda complexe

Organisation d'événements

Gestion documentaire

Outils bureautiques

Anglais (lu/écrit parlé)

Formation

Bac+2/3

Outils

SAP

SharePoint

Description du poste

Société employeur TotalEnergies Gaz & Electricité Holdings

Domaine Environnement de Travail & Secrétariat

Type de contrat CDI

Expériance Minimum 3 ans

Contexte et environnement

Rejoignez la Business Unit Gaz Naturel Liquéfié (GNL) de TotalEnergies au sein de la branche Gas, Renewables & Power (GRP) et contribuez au développement d'une energie clé de la transition energetique!

Acteur majeur du marché mondial du GNL, la BU LNG pilote un portefeuille international d'infrastructures et de projets stratégiques couvrant l'ensemble de la chaîn de valeur, de l'approvisionnement à la commercialisation. Au sein d'equipes internationales et dynamiques, vous contribuerez au développement et à la gestion de projets stratégiques et d'infrastructures GNL, au côur des enjeux de croissance et de décarbonation de la Compagnie.

Activités

L’équipe recherche un(e) Assistant(e) dont les principales missions seront les suivantes :

• Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda complexe du Directeur Assets & Business Development : organisation des réunions, réunion, et déplacements professionnels.
• Organiser des réunions : planification, réservation des salles, préparation des supports (ordres du jour, présentations, rapports), rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Gérer les informations et documents confidentiels : classement, archivage et administration des espaces collaboratifs SharePoint.
• Piloter l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs, stagiaires et prestataires : gestion des accès, badges, équipements informatiques et accompagnement des nouveaux arrivants.
• Organiser les déplacements professionnels complexes, les demandes et suivi de visas, le suivi des notes de frais et la gestion des incidents liés aux voyages.
• Assurer les activités doffice management: gestion des fournitures, suivi des demandes de maintenance et participation aux tâches administratives courantes.
• Contribuer à l'organisation d'événementsinternes (BU ou Compagnie) : recueil et analyse des besoins, coordination logistique, suivi budgétaire et évaluation des prestations.
• Assurer le suivi administratif et comptable : création et gestion des commandes sous SAP, suivi des fournisseurs et traitement des demandes d'achats.

Vous allez interagir avec l'ensemble des salariés, des managers de l'équipe, et autres assistant(e)s de la Compagnie. Vous serez également en lien avec des parties prenantes externes (administration, fournisseurs, partenaires) souhaitant entrer en contact ou prendre rendez-vous avec le Directeur Assets & Business Development. Par vos actions, vous contribuerez à l'optimisation de la génération du temps du Directeur Assets & Business Development et de ses N-1 pour garantir une génération efficace de la BU.

Profil du candidat

- Vous êtes diplômé(e) du supérieur avec un Bac +2/3 et avez une expériance d'au moins 3 ans dans une fonction similaire.

- Vous maitrisez les outils informatiques et étes doté(e) d'une grande capacité à appréhender de nouveaux outils.

- Vous appréciez évoluer dans des environnements dynamiques et changeants.

- Vous avez une expertise à la gestion budgétaire : suivi rigoureux des coïs et optimisation des ressources.

- Vous justifiez d'une expériance confirmée dans la préparation et le pilotage d'événements internes et externes.

- La maitrise de l'anglais est obligatoire (récrit, lu et parlé), pour pouvoir échanger avec les membres de léquipe et en externe Compagnie.

Rejoindre TotalEnergies, c'est s'engager pour la transition energetique et fournir au plus grand nombre une energie plus abordable, plus disponible et plus durable. Vous évoluez au sein d'une compagnie multi-energies internationale ou chaque talent compte. Vous contribuez à des projets ambitieux et apportez des solutions concrètes aux défis energetiques.

Tout au long de votre carrière, vous beneficiez de missions variées et de formations sur mesure. Vous développez pleinement votre potentiel dans un environnement qui encourage l'innovation et l'excellence. Intégrez des equipes engagées et solidaires, ou la réussite se construit ensemble.

Nous places le respect et le bien-etre de nos collaborateurs au côur de notre performance. C est pourquoi TotalEnergies valorise la désiversité et veille à l'egalite des chances pour tous.