Assistant(e) H/F

TotalEnergies Group; France; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

TotalEnergies Gaz & Electricité Holdings recherche un(e) Assistant(e) pour optimiser l’agenda du Directeur Assets & Business Development et soutenir l’organisation administrative et logistique des activités.

Vous assurerez le pilotage des réunions, la gestion des documents sensibles et l’onboarding/offboarding des collaborateurs, tout en veillant à la conformité des coûts et à une communication efficace en anglais.

Qualifications

• Diplôme supérieur Bac+2/3 et expérience d’au moins 3 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à adopter de nouveaux outils.
• Évoluer dans des environnements dynamiques et changeants.
• Expertise en gestion budgétaire : suivi des coûts et optimisation des ressources.
• Expérience confirmée dans la préparation et le pilotage d’événements internes et externes.
• Maîtrise de l’anglais (écrit, lu et parlé).

Responsabilités

• Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda complexe du Directeur Assets & Business Development : organisation des réunions, rendez-vous et déplacements professionnels.
• Organiser des réunions : planification, réservation des salles, supports, comptes rendus.
• Gérer les informations et documents confidentiels : classement, archivage et administration des espaces collaboratifs.
• Pilotier l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs, stagiaires et prestataires : gestion des accès, badges et équipements.
• Organiser les déplacements professionnels complexes, les visas, les notes de frais et incidents de voyage.
• Assurer les activités d'office management : fournitures, maintenance et tâches administratives.
• Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes : besoins, logistique, budget et prestations.
• Suivi administratif et comptable : commandes sous SAP, suivi des fournisseurs et demandes d'achats.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Organisation et logistique

Communication professionnelle

Anglais courant

Formation

Bac+2/3

Outils

SAP

SharePoint

Description du poste

Employer company TotalEnergies Gaz & Electricité Holdings

Rejoignez la Business Unit Gaz Naturel Liquéfié (GNL) de TotalEnergies au sein de la branche Gas, Renewables & Power (GRP) et contribuez au développement d'une énergie clé de la transition énergétique!

Acteur majeur du marché mondial du GNL, la BU LNG pilote un portefeuille international d'infrastructures et de projets stratégiques couvrant l'ensemble de la chaîne de valeur, de l'approvisionnement à la commercialisation. Au sein d'équipes internationales et dynamiques, vous contribuerez au développement et à la gestion de projets stratégiques et d'infrastructures GNL, au cœur des enjeux de croissance et de décarbonation de la Compagnie.

L’équipe recherche un(e) Assistant(e) dont les principales missions seront les suivantes :

• Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda complexe du Directeur Assets & Business Development : organisation des réunions, rendez-vous et déplacements professionnels.
• Organiser des réunions : planification, réservation des salles, préparation des supports (ordres du jour, présentations, rapports), rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Gérer les informations et documents confidentiels : classement, archivage et administration des espaces collaboratifs SharePoint.
• Piloter l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs, stagiaires et prestataires : gestion des accès, badges, équipements informatiques et accompagnement des nouveaux arrivants.
• Organiser les déplacements professionnels complexes, les demandes et suivi de visas, le suivi des notes de frais et la gestion des incidents liés aux voyages.
• Assurer les activités d'office management: gestion des fournitures, suivi des demandes de maintenance et participation aux tâches administratives courantes.
• Contribuer à l'organisation d'événementsinternes (BU ou Compagnie) : recueil et analyse des besoins, coordination logistique, suivi budgétaire et évaluation des prestations.
• Assurer le suivi administratif et comptable : création et gestion des commandes sous SAP, suivi des fournisseurs et traitement des demandes d'achats.

Vous allez interagir avec l’ensemble des salariés, des managers de l’équipe, et autres assistant(e)s de la Compagnie. Vous serez également en lien avec des parties prenantes externes (administration, fournisseurs, partenaires) souhaitant entrer en contact ou prendre rendez-vous avec le Directeur Assets & Business Development. Par vos actions, vous contribuerez à l’optimisation de la gestion du temps du Directeur Assets & Business Development et de ses N-1 pour garantir une gestion efficace de la BU.

- Vous êtes diplômé(e) du supérieur avec un Bac +2/3 et avez une expérience d’au moins 3 ans dans une fonction similaire.

- Vous maitrisez les outils informatiques et êtes doté(e) d'une grande capacité à appréhender de nouveaux outils.

- Vous appréciez évoluer dans des environnements dynamiques et changeants.

- Vous avez une expertise en gestion budgétaire : suivi rigoureux des coûts et optimisation des ressources.

- Vous justifiez d'une expérience confirmée dans la préparation et le pilotage d’événements internes et externes.

- La maitrise de l’anglais est obligatoire (écrit, lu et parlé), pour pouvoir échanger avec les membres de l’équipe et en externe Compagnie.