Document controller Oil & Gas (H/F)

AE2I; Massy; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

AE2I, PME indépendante spécialisée dans les projets EPC pour l’industrie énergétique, recherche un Document controller Oil & Gas (H/F) à Massy. Vous assurerez la gestion et le contrôle de la documentation projet, des livrables à leur transmission, en veillant à qualité et conformité.

Rattaché(e) aux équipes projet, vous définirez les règles documentaires, suivrez les livrables et coordonnerez avec les clients et fournisseurs.

Qualifications

• Formation supérieure; première expérience en gestion documentaire souhaitée.
• Rigueur et sens du détail, organisation et suivi.
• Anglais opérationnel souhaité.

Responsibilities

• Définir et mettre en œuvre les processus et méthodologies de gestion documentaire.
• Élaborer les procédures de gestion documentaire spécifiques aux projets.
• Former les équipes projet aux règles, processus et outils de gestion documentaire.
• Administrer les outils de gestion documentaire.
• Gérer et mettre à jour la Master Document List (MDL), création des documents, attribution des numéros, annulation.
• Préparer et assurer la diffusion des documents auprès des partenaires externes.
• Suivre l’avancement documentaire, préparer reportings et KPI, relancer les contributeurs sur les documents en retard et les échéances.

Skills

Gestion documentaire

Contrôle de documents

Administration de projets

Environnement industriel

Tools

Outils de gestion documentaire

Job description

AE2I en quelques mots. PME indépendante fondée en 1999 avec pour ADN les valeurs humaines.

Accompagne des sociétés industrielles internationales grâce aux compétences clés de ses collaborateurs/collaboratrices pour des projets EPC notamment le secteur des énergies (nucléaire, renouvelable, thermique) en France et à l'export. Pour renforcer ses équipes, AE2I recherche un Document controller Oil & Gas (H/F).

Rattaché(e) aux équipes projet, vous êtes en charge de la gestion et du contrôle de la documentation projet, depuis la définition des règles documentaires jusqu’au suivi des livrables et à leur transmission aux différents interlocuteurs.

Votre principale mission consiste à garantir la qualité, la conformité et la bonne circulation des documents tout au long du projet, en assurant la coordination entre les équipes internes, les fournisseurs et les clients.

Vos principales responsabilités :

• Définir et mettre en œuvre les processus et méthodologies de gestion documentaire ;
• Élaborer les procédures de gestion documentaire spécifiques aux projets ;
• Accompagner et former les équipes projet aux règles, processus et outils de gestion documentaire ;
• Administrer les outils de gestion documentaire ;
• Participer à la définition des livrables documentaires en fonction des exigences internes et contractuelles ;
• Gérer et mettre à jour la Master Document List (MDL) : création des documents, mise à jour, attribution des numéros, annulation, etc. ;
• Contrôler la conformité des documents produits par les équipes projet et les fournisseurs ;
• Préparer et assurer la diffusion des documents auprès des partenaires externes ;
• Centraliser, traiter et diffuser les commentaires clients ;
• Compiler la documentation finale du projet ;
• Apporter un support administratif à la préparation, la mise à jour et la correction des documents ;
• Assurer le suivi de l’avancement documentaire et préparer les reportings et KPI ;
• Relancer proactivement les contributeurs sur les documents en retard et les échéances à venir ;
• Assurer la coordination documentaire avec les clients.

Profil :

De formation supérieure, vous disposez idéalement d’une première expérience en gestion documentaire, Document Control, administration de projets ou environnement industriel.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du suivi. Vous savez gérer plusieurs documents et interlocuteurs simultanément tout en respectant les délais et les exigences de qualité.

Vous êtes à l’aise avec :

• La gestion et le classement de documents dans un environnement projet ;
• Le suivi des échéances et des livrables ;
• Le contrôle de conformité documentaire ;
• La préparation de reportings et d’indicateurs ;
• La coordination avec différents interlocuteurs internes et externes.

Une expérience dans un environnement industriel international et/ou dans les secteurs de l’Oil & Gas, de l’énergie ou de l’ingénierie constitue un atout.

La maîtrise des outils de gestion documentaire est appréciée ainsi que la maitrise de la langue anglaise.

Votre réactivité, votre esprit de service et votre capacité à travailler dans un environnement exigeant et international seront des atouts pour réussir dans cette mission.

Pourquoi rejoindre notre équipe ?

Nous offrons un environnement stimulant où votre expertise sera valorisée.

Chez AE2I, nous sommes engagés en faveur de la diversité et de l’inclusion, et nous accueillons avec enthousiasme tous les talents.

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

Autres informations:

CDD 12 mois