Chef d’Accueil – Guichet Unique et Qualité du Service

ville de vendome; Vendôme; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

ARTT

Compte épargne temps

RIFSEEP

CNAS

Amicale du personnel

Covoiturage Move

Télétravail possible

Job summary

La Ville de Vendôme recrute un responsable d’accueil pour superviser une équipe de 8 agents et assurer l’accueil des administrés sur deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations et coordonnez les démarches relatives à l’état civil et aux documents administratifs.

Vous assurez le soutien technique, le secretariat de l’élu, et coordonnez avec la cellule back-office. Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des procédures RGPD et qualité exigées.

Qualifications

• Savoir gérer les situations complexes (questionner, analyser et apporter la réponse adéquate)
• Connaître les techniques de gestion de conflit
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Connaître la réglementation de l’état civil
• Connaître l’organisation des services de la collectivité
• Partager l’information et les compétences avec ses collègues

Responsibilities

• Encadrement des agents d’accueil : organisation des plannings, coordination de l’équipe et interface avec les services internes
• Accueil du public sur l’ensemble des démarches et organisation des visites
• Soutien et supervision technique : état civil (délivrance copies d’actes, naissances, mariages, décès, PACS) et démarches administratives
• Soutien aux agents pour l’accueil de public difficile
• Accueil personnalisé pour le traitement de situations complexes
• Secrétariat de l’élu en charge des rendez-vous d’entretien d’intégration républicaine
• Collaboration avec la cellule back-office : relais d’informations
• Référent(e) de la démarche Qualité : suivi des indicateurs et plan d’actions, gestion du logiciel Qualios
• Suivi et gestion de la documentation : formalisation et actualisation des procédures
• Référent RGPD : mise en place du registre de traitement pour le logiciel Logitud
• Référent informatique (gestion des logiciels métier) bureautique et numérique
• Ponctuellement, remplacement et/ou renfort du responsable back-office
• Veille réglementaire

Skills

Gestion des situations complexes

Gestion de conflits

Outils bureautiques

Réglementation état civil

Organisation des services

Esprit d’équipe

Tools

Qualios

Logitud

Job description

La Ville de Vendôme recrute un responsable d’accueil pour superviser une équipe de 8 agents et assurer l’accueil des administrés sur deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations et coordonnez les démarches relatives à l’état civil et aux documents administratifs.

Vous assurez le soutien technique, le secretariat de l’élu, et coordonnez avec la cellule back-office. Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des procédures RGPD et qualité exigées.