Responsable accueil - Direction du guichet unique H/F

ville de vendome; Vendôme; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Ville de Vendôme recherche un responsable accueil et administration pour encadrer une équipe de 8 agents et assurer l’accueil des administrés sur les deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations, contribuez à l’amélioration continue et assurez le lien avec le back-office et les services internes.

Vous assurez le suivi de la sécurité des données (RGPD), la veille réglementaire et la coordination des procédures.

Qualifications

• Expérience en encadrement d’équipe et organisation des plannings.
• Gestion de l’accueil du public et des démarches administratives.
• Connaissance des procédures qualité et amélioration continue.
• Maîtrise du cadre RGPD et des exigences de conformité.
• Capacité à collaborer avec les services internes et le back-office.

Responsibilities

• Encadrement des agents d’accueil et organisation des plannings.
• Accueil du public sur l’ensemble des démarches et coordination des sites.
• Soutien et supervision technique: état civil et démarches administratives.
• Référent RGPD et suivi des indicateurs qualité.
• Collaboration avec la cellule back-office et veille réglementaire.
• Mise à jour de la documentation et des procédures.

Skills

Encadrement d’équipe

Accueil du public

Gestion des plannings

Coordination interservices

Qualité et amélioration continue

RGPD & conformité

Soutien technique

Référence back-office

Veille réglementaire

Tools

Qualios

Logitud

Job description

Vendôme, ville-centre de 16 000 habitants, ces services sont mutualisés avec ceux de la communauté d’agglomération Territoires vendômois. Agglomération qui présente un territoire dynamique où activités économiques, culturelles, patrimoine architectural et naturel offrent une qualité de vie enviée. Vendôme se situe à 30 km de Blois, 50 km de Tours et 80 km du Mans, de Chartres et d’Orléans. Paris est à 43 minutes en TGV. La ville fait partie des villes - 4 fleurs -, label attribué par le Conseil national des Villes et des Villages Fleuris. Ce label récompense les actions menées par la collectivité en faveur d’un patrimoine végétal propice à l’amélioration de la qualité de vie. Vendôme est également attributaire du label - Ville d’art et d’histoire - eu égard à son riche patrimoine architectural.

Vous encadrez une équipe de 8 agents polyvalents. Vous organisez l’accueil des administrés et le traitement efficient de leurs demandes sur les deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations délivrées dans une démarche d’amélioration continue.

Vos principales activités-

• Encadrement des agents d’accueil : organisation des plannings, coordination de l’équipe et interface avec les services internes ;
• Accueil du public sur l’ensemble des démarches :
• organisation et coordination de l’accueil du public
• soutien et supervision technique : état civil (délivrance copies d’actes, naissances, mariages, décès, PACS, tenue des registres-),démarches administratives (instructions Cni-passeports, attestations de recensement, légalisations, autorisations de débits de boisson-) inscriptions péri et extra scolaires, recensement de la population, élections
• soutien aux agents pour l’accueil de public difficile
• accueil personnalisé pour le traitement de situations complexes
• secrétariat de l’élu en charge des rendez-vous d’entretien d’intégration républicaine
• Collaboration avec la cellule back-office : relais d’informations auprès des agents d’accueil et des agents de la cellule back-office
• Référent(e) de la démarche Qualité : suivi des indicateurs et plan d’actions, gestion du logiciel Qualios, évaluation des bonnes pratiques
• Suivi et gestion de la documentation : formalisation et actualisation des procédures
• Référent RGPD : mise en place du registre de traitement pour le logiciel Logitud
• Référent informatique (gestion des logiciels métier) bureautique et numérique
• Ponctuellement, remplacement et/ou renfort du responsable back-office
• Veille réglementaire