Responsable accueil - Direction du guichet unique H/F - EC22446

ville de vendome; Vendôme; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

ARTT

Compte épargne temps

RIFSEEP

CNAS

Amicale du personnel

Covoiturage Move

Télétravail possible

Job summary

La Ville de Vendôme recrute un responsable d’accueil pour superviser une équipe de 8 agents et assurer l’accueil des administrés sur deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations et coordonnez les démarches relatives à l’état civil et aux documents administratifs.

Vous assurez le soutien technique, le secretariat de l’élu, et coordonnez avec la cellule back-office. Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des procédures RGPD et qualité exigées.

Qualifications

• Savoir gérer les situations complexes (questionner, analyser et apporter la réponse adéquate)
• Connaître les techniques de gestion de conflit
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Connaître la réglementation de l’état civil
• Connaître l’organisation des services de la collectivité
• Partager l’information et les compétences avec ses collègues

Responsibilities

• Encadrement des agents d’accueil : organisation des plannings, coordination de l’équipe et interface avec les services internes
• Accueil du public sur l’ensemble des démarches et organisation des visites
• Soutien et supervision technique : état civil (délivrance copies d’actes, naissances, mariages, décès, PACS) et démarches administratives
• Soutien aux agents pour l’accueil de public difficile
• Accueil personnalisé pour le traitement de situations complexes
• Secrétariat de l’élu en charge des rendez-vous d’entretien d’intégration républicaine
• Collaboration avec la cellule back-office : relais d’informations
• Référent(e) de la démarche Qualité : suivi des indicateurs et plan d’actions, gestion du logiciel Qualios
• Suivi et gestion de la documentation : formalisation et actualisation des procédures
• Référent RGPD : mise en place du registre de traitement pour le logiciel Logitud
• Référent informatique (gestion des logiciels métier) bureautique et numérique
• Ponctuellement, remplacement et/ou renfort du responsable back-office
• Veille réglementaire

Skills

Gestion des situations complexes

Gestion de conflits

Outils bureautiques

Réglementation état civil

Organisation des services

Esprit d’équipe

Tools

Qualios

Logitud

Job description

Descriptif et missionsVendôme, ville-centre de 16 000 habitants, ces services sont mutualisés avec ceux de la communauté d’agglomération Territoires vendômois. Agglomération qui présente un territoire dynamique où activités économiques, culturelles, patrimoine architectural et naturel offrent une qualité de vie enviée. Vendôme se situe à 30 km de Blois, 50 km de Tours et 80 km du Mans, de Chartres et d’Orléans. Paris est à 43 minutes en TGV. La ville fait partie des villes - 4 fleurs -, label attribué par le Conseil national des Villes et des Villages Fleuris. Ce label récompense les actions menées par la collectivité en faveur d’un patrimoine végétal propice à l’amélioration de la qualité de vie. Vendôme est également attributaire du label - Ville d’art et d’histoire - eu égard à son riche patrimoine architectural.Vous encadrez une équipe de 8 agents polyvalents. Vous organisez l’accueil des administrés et le traitement efficient de leurs demandes sur les deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations délivrées dans une démarche d’amélioration continue.Vos principales activités- Encadrement des agents d’accueil : organisation des plannings, coordination de l’équipe et interface avec les services internes ;- Accueil du public sur l’ensemble des démarches :- organisation et coordination de l’accueil du public ;- soutien et supervision technique : état civil (délivrance copies d’actes, naissances, mariages, décès, PACS, tenue des registres-),démarches administratives (instructions Cni-passeports, attestations de recensement, légalisations, autorisations de débits de boisson-) inscriptions péri et extra scolaires, recensement de la population, élections ;- soutien aux agents pour l’accueil de public difficile ;- accueil personnalisé pour le traitement de situations complexes ;- secrétariat de l’élu en charge des rendez-vous d’entretien d’intégration républicaine- Collaboration avec la cellule back-office : relais d’informations auprès des agents d’accueil et des agents de la cellule back-office ;- Référent(e) de la démarche Qualité : suivi des indicateurs et plan d’actions, gestion du logiciel Qualios, évaluation des bonnes pratiques.- Suivi et gestion de la documentation : formalisation et actualisation des procédures ;- Référent RGPD : mise en place du registre de traitement pour le logiciel Logitud ;- Référent informatique (gestion des logiciels métier) bureautique et numérique- Ponctuellement, remplacement et/ou renfort du responsable back-office- Veille réglementaireProfil recherchéSavoir et Savoir-faire :- savoir gérer les situations complexes (savoir questionner, analyser et apporter la réponse adéquate), aptitudes pédagogiques avérées ;- connaître les techniques de gestion de conflit ;- maîtriser les outils bureautique et informatique : logiciels métier, accueil- connaître la réglementation de l’état civil :- connaître l’organisation des différents services de la collectivité et les institutions vendômoises ;- partager l’information et les compétences avec ses collèguesSavoir-être :- aptitude à l’encadrement (expérience significative appréciée) ;- sens des relations humaines et des qualités relationnelles pour créer une dynamique de groupe ;- savoir être à l’écoute, créer le contact et se montrer disponible ;- obligation de stricte discrétion et de réserve ;- être rigoureux, méthodique, motivé, réactif ;- apprécier et faciliter le travail en équipe et en polyvalence ;- savoir gérer les situations de stress et faire face aux imprévus,- savoir s’adapter rapidement aux évolutions des différentes missions ;- appétence pour le changement et l’amélioration continue.Les conditions de recrutement:Par voie de mutation, détachement ou contrat d’un an renouvelable sous conditions. Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.Nos avantages:ARTT – Compte épargne temps – RIFSEEP – CNAS (Comité national d’action sociale) – Amicale du personnel – Participation employeur pour contrat complémentaire santé et prévoyance – Plateforme de covoiturage Move en collaboration avec Karos - Télétravail selon la charte de la collectivité.Avantages liés au posteAvantages collectifs au travailDescription de la collectivitéLa Ville de Vendôme et la Communauté d’Agglomération des Territoires Vendômois sont situées dans le Département Loir et Cher en Région Centre-Val de Loire et compte 16 688 habitants pour la Ville et 57 038 habitants dans l’Agglomération.