Responsable Accueil - Direction du Guichet Unique H/F

Ville de Vendôme; Vendôme; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

ARTT

Compte épargne temps

RIFSEEP

CNAS

Amicale du personnel

Participation employeur pour mutuelle

Covoiturage Move (Karos)

Télétravail selon charte

Job summary

Ville de Vendôme recherche un responsable d'accueil administratif pour encadrer une équipe de 8 agents, organiser les plannings et assurer le traitement des demandes des usagers sur deux sites du Guichet unique.

Vous garantissez la qualité des prestations, coordonnez les services et assurez le respect des obligations liées à l’état civil et à la RGPD, tout en pilotant des projets d’amélioration continue et de formation du personnel.

Qualifications

• Rigueur, sens de l’analyse et pédagogie avérés.
• Capacité à gérer des situations complexes et des conflits.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier; connaissance RGPD.
• Connaissance de l’organisation des services locaux et des institutions vendômoises.
• Capacité à partager l’information et à travailler en équipe.

Responsibilities

• Encadrement des agents d'accueil et organisation des plannings.
• Accueil du public et coordination des démarches administratives.
• Soutien et supervision technique: état civil et inscriptions, démarches liées à la citoyenneté.
• Suivi des indicateurs qualité et actions d’amélioration.
• Rédaction et actualisation des procédures et gestion documentaire.
• Référent RGPD et registre de traitement Logitud.
• Support informatique et bureautique des services.
• Veille réglementaire et remplacement ponctuel du back-office.

Skills

Encadrement d'équipe

Gestion de conflits

Écoute active

Aptitude relationnelle

Rigueur et méthode

Tools

Logitud

Qualios

Job description

La Ville de Vendôme et la Communauté d'Agglomération des Territoires Vendômois sont situées dans le Département Loir et Cher en Région Centre-Val de Loire et compte 16 688 habitants pour la Ville et 57 038 habitants dans l'Agglomération.
Vendôme, ville-centre de 16 000 habitants, ces services sont mutualisés avec ceux de la communauté d'agglomération Territoires vendômois. Agglomération qui présente un territoire dynamique où activités économiques, culturelles, patrimoine architectural et naturel offrent une qualité de vie enviée. Vendôme se situe à 30 km de Blois, 50 km de Tours et 80 km du Mans, de Chartres et d'Orléans. Paris est à 43 minutes en TGV. La ville fait partie des villes - 4 fleurs -, label attribué par le Conseil national des Villes et des Villages Fleuris. Ce label récompense les actions menées par la collectivité en faveur d'un patrimoine végétal propice à l'amélioration de la qualité de vie. Vendôme est également attributaire du label - Ville d'art et d'histoire - eu égard à son riche patrimoine architectural.Vous encadrez une équipe de 8 agents polyvalents. Vous organisez l'accueil des administrés et le traitement efficient de leurs demandes sur les deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations délivrées dans une démarche d'amélioration continue.

Vos principales activités

• Encadrement des agents d'accueil : organisation des plannings, coordination de l'équipe et interface avec les services internes
• Accueil du public sur l'ensemble des démarches : - organisation et coordination de l'accueil du public;- soutien et supervision technique : état civil (délivrance copies d'actes, naissances, mariages, décès, PACS, tenue des registres-),démarches administratives (instructions Cni-passeports, attestations de recensement, légalisations, autorisations de débits de boisson-) inscriptions péri et extra scolaires, recensement de la population, élections
• soutien aux agents pour l'accueil de public difficile
• accueil personnalisé pour le traitement de situations complexes
• secrétariat de l'élu en charge des rendez-vous d'entretien d'intégration républicaine
• Collaboration avec la cellule back-office : relais d'informations auprès des agents d'accueil et des agents de la cellule back-office
• Référent(e) de la démarche Qualité : suivi des indicateurs et plan d'actions, gestion du logiciel Qualios, évaluation des bonnes pratiques
• Suivi et gestion de la documentation : formalisation et actualisation des procédures
• Référent RGPD : mise en place du registre de traitement pour le logiciel Logitud
• Référent informatique (gestion des logiciels métier) bureautique et numérique
• Ponctuellement, remplacement et/ou renfort du responsable back-office
• Veille réglementaire

Savoir et Savoir-faire

• savoir gérer les situations complexes (savoir questionner, analyser et apporter la réponse adéquate), aptitudes pédagogiques avérées
• connaître les techniques de gestion de conflit
• maîtriser les outils bureautique et informatique : logiciels métier, accueil- connaître la réglementation de l'état civil
• connaître l'organisation des différents services de la collectivité et les institutions vendômoises
• partager l'information et les compétences avec ses collègues

Savoir-être

• aptitude à l'encadrement (expérience significative appréciée)
• sens des relations humaines et des qualités relationnelles pour créer une dynamique de groupe
• savoir être à l'écoute, créer le contact et se montrer disponible
• obligation de strict discrétion et de réserve
• être rigoureux, méthodique, motivé, réactif
• apprécier et faciliter le travail en équipe et en polyvalence
• savoir gérer les situations de stress et faire face aux imprévus
• savoir s'adapter rapidement aux évolutions des différentes missions
• appétence pour le changement et l'amélioration continue

Les conditions de recrutement

Par voie de mutation, détachement ou contrat d'un an renouvelable sous conditions. Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.

Nos avantages

• ARTT
• Compte épargne temps
• RIFSEEP
• CNAS (Comité national d'action sociale)
• Amicale du personnel
• Participation employeur pour contrat complémentaire santé et prévoyance
• Plateforme de covoiturage Move en collaboration avec Karos
• Télétravail selon la charte de la collectivité

EC22446