Che(fe) du Secrétariat - Division de la formation (H/F)

Ecole de Gendarmerie de Chaumont

Chaumont

On-site

EUR 25,000 - 32,000

Full time

14 days+

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Job summary

L'Ecole de Gendarmerie de Chaumont recrute pour assister le chef de la division de la formation dans l'organisation quotidienne et le traitement des dossiers administratifs. Vous assurez l'accueil, la gestion des contacts et le suivi des réservistes avec rigueur et professionnalisme.

Le poste implique 38 heures hebdomadaires, un régime indemnitaire et des horaires variables selon le règlement intérieur. Vous travaillerez au sein d'une équipe dédiée et participerez à la formation des secrétaires.

Qualifications

Expérience souhaitée en secrétariat et gestion administrative.
Maîtrise de la bureautique et rédaction de documents.
Bon relationnel et travail en équipe.

Responsibilities

Gérer l'agenda du chef de division et filtrer les interlocuteurs.
Rédiger des courriers et constituer les dossiers administratifs.
Assurer l'accueil et le suivi des réservistes et des dossiers disciplinaires.
Centraliser les commandes et suivre les livraisons.
Former les secrétaires des unités subordonnées.

Skills

Organisation

Rédaction

Esprit d'équipe

Education

Baccalauréat

Tools

Bureautique

Suite Office

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales

Assister le chef de la division de la formation (CDF) dans l'organisation quotidienne du travail
Traiter les contacts du CDF: gestion de l'agenda, filtrage des interlocuteurs.
Analyser et traiter certains dossiers (relevant de l'école entre autre) , rédiger les courriers et constituer les dossiers administratifs (synthèse de documents) .
Assurer le suivi d'affaires réservées (traitement des dossiers disciplinaires, des dossiers notation …) .
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Établir l’expression de besoins en réservistes, puis les demandes de convocation et la validation des activités réalisées dans Agorha
Encadrer l'équipe du secrétariat.
Traiter les fiches de demandes d’achat (FDA) de la SEFI (matériel IP/FO et secourisme) et de la SestMob et faire contrôler la conformité de la livraison à la commande
Centraliser les commandes de fourniture de bureau, les réceptionner et les ventiler dans les unités de la division de la formation
Participer à la formation des secrétaires des sept unités subordonnées.

Votre environnement professionnel

Activités du service:

Analyse, conception et rédaction des écrits de service.
Lien entre les compagnies d'instruction et les sections spécialisées de la division de la formation, les bureaux de la division de l’appui à la formation, le cercle mixte de l’école et l’antenne médicale gendarmerie.
Participation à la gestion administrative «formation» et «ressources humaines» des élèves et des cadres formateurs.
Gestion des réservistes de la division de la formation.

Composition et effectifs du service:

1 chef de service B administratif – 2 secrétaires civils C administratif

Liaisons hiérarchiques

Commandant d’école en second, en charge de la formation, et ses adjoints

Liaisons fonctionnelles